عشرة أسئلة يجب طرحها قبل شراء البرمجيات

 

عشرة أسئلة يجب طرحها قبل شراء البرمجيات

يمكن أن تكون البرمجيات الخاصة بعملك مكلفة ليس فقط للشراء بل أيضا للحفاظ عليها. لتجنب الوقوع في الأخطاء الآن بعد دفعك لأشهر أو حتى سنوات ، اطلب من بائع البرامج لديك هذه الأسئلة العشرة.

من وجهة نظر المطلعين ، يجب أن تكون هذه العناصر ضرورية قبل اتخاذ قرار شراء أي برنامج جاهز لنشاطك التجاري.

1. ما الذي يحدد سعر البرنامج؟ 

هل هو لكل مقعد أو لكل مستخدم متزامن أو لكل معالج؟ يتم تحديد تكلفة البرنامج بعدة طرق. والطريقتان الأكثر شيوعًا هما Per Seat أو Per Concurrent User. يتم تحديد كل مقعد حسب عدد المقاعد في عملك الذي سيستخدم البرنامج في أي وقت معين. من ناحية أخرى ، يعتمد Per Concurrent User على عدد معين من المستخدمين الذين يمكنهم الوصول إلى البرنامج في وقت واحد. (مثال: 5 مستخدمين متزامنين يعني أنه يمكن تثبيت برنامج على 20 جهازًا ولكن يمكن أن يستخدم 5 أشخاص كحد أقصى النظام في وقت واحد). يتم حساب كل معالج على عدد الأجهزة (أجهزة الكمبيوتر أو الخوادم) التي سيتم تشغيل البرنامج عليها. تستخدم العديد من تطبيقات برامج الشركات الكبرى هذه الطريقة لتحديد أسعارها.

2. ما هي أنواع الخدمات في الموقع التي تكون متضمنة في الشراء؟ 

يجب أن تتضمن العديد من البرامج الأعلى في السعر بعض الخدمات أو الدعم في الموقع. إذا لم يحدث ذلك ، تأكد من أن كل من (الخدمة والدعم) مضمّنان في عقدك قبل الشراء. ولكن ، حذار من أن هذا هو المجال الذي تحقق فيه معظم أرباحها. تعتمد بعض الشركات على إرجاعك مع طلبات تخصيص البرامج. الآن بعد أن حصلت على البرنامج وقضيت وقتًا كبيرًا في شراء الأجهزة وتخصيص الموارد ، فهم يعرفون أنك بالفعل "في منتصف الطريق في المسبح" ؛ يعرفون أيضًا أنك ستواجه مشكلة في رفض دفع أموال إضافية للحصول على ما تريد. يمكن أن تتضمن هذه الخدمات أي شيء من دروس التدريب أو التخصيصات أو المساعدة في مشكلات التثبيت. في حالة شركات البرمجيات المحلية ، ضع في اعتبارك أنه ينبغي عليها تقديم نوع من الخدمات في الموقع (على الأقل) قبل الشراء. يمكن أن يساعد ذلك فقط على تبسيط عملية التنفيذ وزيادة احتمالية نجاحك ، مع ميزة إضافية تتمثل في عائد استثمار أعلى (ROI) ، لا يرغب في الحصول على ذلك.

3. هل هناك ضمان للرضا عن برامجهم؟ 

يتم تجاهل هذا على نطاق واسع عند شراء البرمجيات. في بعض الأحيان ، يتوقع المستخدمون غير الراضين رد الأموال بعد أن قرروا أنها ليست ما يريدون. كانت تجربتي أنه بمجرد أن يتلقى المطور دفع مقابل البرامج ، يمكن أن يستغرق الأمر معجزة للحصول على استرداد من أي نوع. قبل شراء برنامجك التالي ، تأكد من معرفة سياسة الإرجاع وعدد الأيام التي يمكنك فيها الحصول على البرنامج بين يديك ، وما زلت قادراً على إرساله مرة أخرى للحصول على استرداد كامل أو جزئي. مع البرامج المتقدمة المخصصة يمكن أن تكون أكثر تعقيدا بالنسبة للمشتري ، وسوف تحتاج إلى بناء ذلك في العقد قبل بدء العمل. وغني عن القول كم هو مهم تحديد هذا الأمر في حالة تغيير رأيك.

4. ما هو الوقت المستغرق لإصلاح "الأخطاء"؟ 

ستقول بعض الشركات إنها ستصلح مشكلات البرامج بمجرد العثور عليها. هناك آخرون سيقومون بتجميع قائمة إصلاحات "الأخطاء" وإطلاقها على أساس جدول زمني مناسب لهم. يمكن أن يحدث هذا إما شهريًا أو نصف شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا. لا يعد أي من المسارين أفضل أو أسوأ ، طالما أنك تتعامل مع شركة برمجيات ذات سمعة طيبة تظل ثابتة في كلمتهم. يتيح لك معرفة ذلك قبل شراء البرنامج التعامل بشكل أفضل مع المستخدمين النهائيين للبرنامج الخاص بك وتمكينك من توفير إطار زمني أكثر دقة عندما يرى المستخدمون التغييرات أو يحلوا مشكلاتهم.

5. كم مرة يخرج تحديثات البرنامج ويخبر العملاء؟ 

هذا هو البند الرئيسي الذي تم تجاهله على نطاق واسع. هناك خطان من التفكير يمكن للشركات استخدامه لتحديث العملاء. قد تقرر الشركة عدم إخطار عملائها على الإطلاق عند طرح التحديثات. قد يعتقدون أنه إذا واجه العميل مشكلة ، فسوف يتصل بهم. في ذلك الوقت هل سيخبر المستخدم عن تحديث متوفر؟ حذار من هذه الطريقة في الخدمة ، أو عدم وجودها. الابتعاد عن الشركات التي لا تقدم ذلك كخيار لعملائها. سيكون الخط الثاني من التفكير هو أن تقوم الشركة بإخطار عملائها بانتظام حول التحديثات. قد يعرضون أيضًا خيار تضمين العميل في قائمة بريدية. في هذه الحالة ، تأكد من وجود جهات اتصال متعددة موجودة في قائمة توزيع البريد الإلكتروني بحيث لا يتم ترك أي شخص يعرفه خارج دائرة الاتصالات. إذا لم تقدم شركة البرمجيات أيًا من هذه الخيارات ، فقد ترغب في إعادة النظر في قرارك.

6. هل البرنامج المقترح قابل للتطوير في التصميم؟ 

البرامج القابلة للتطوير في التصميم تعني ببساطة أنه يمكن أن تنمو بسهولة مع عملك ، وبأقل تكلفة بالنسبة لك. وتشمل العوامل التخصيصات للمستخدم النهائي ، هيكل قاعدة البيانات الحالية ، والمدخلات والمخرجات مثل التقارير ، والاتصال لأنظمة قواعد البيانات الأخرى الخاصة بك. تعد قابلية التطوير مهمة جدًا للشركات الصغيرة ، لأنها ديناميكية في النمو. لا أحد يريد القفز من خلال الأطواق من الاختبارات والتطوير والتخصيص والتدريب ، لشراء البرامج فقط لمعرفة ذلك بعد مرور عام على أنك قد تجاوزته وتحتاج إلى استبداله. مع التخطيط السليم في وقت الشراء فقط ، يمكنك زيادة فرصك لتجربة برامج ناجحة.

7. في محاولة لتلبية احتياجات عملك كيف يمكن تخصيص النظام؟ 

إذا كنت تحتاج إلى تخصيصات للبرنامج لتلبية حاجة معينة ، فإن القاعدة الأساسية الجيدة هي أنه لا ينبغي أن يكون أكثر من ثلث سعر البرنامج. لن ننسى أبدا أن العديد من شركات البرمجيات سوف تتفاوض معك بشأن التخصيص. كعميل ، ينبغي لأي شركة برمجية تستحق وقتك أن تبقيك سعيدًا. في بعض الحالات قد يكون هناك حاجة إلى بعض العطاء والقيام من قبل الطرفين. والقاعدة الجيدة هي أن تناقش دائمًا احتياجاتك مع الحركة بشكل مباشر. يميل حراس البوابة إلى سحب أقدامهم في بعض الأحيان. يجب أن تكون برامج الشراء التي تدرك أنك ستحتاج إلى إجراء تغييرات كبيرة علامة على أنك تحتاج حقًا إلى اتخاذ خطوة إلى الوراء والنظر في جميع خياراتك بما في ذلك: تطوير داخلي ، الاستعانة بمصادر خارجية ، إقامة شراكة مع مطوري البرامج لخفض السعر.

8. ما هي العقبات النموذجية التي يمكنك توقعها من خلال التثبيت المخطط له؟ 

بغض النظر عن الجيل (على سبيل المثال ، الإصدار الثاني من الإصدار الثاني ، الإصدار الرابع عشر من الإصدار العاشر وما إلى ذلك). البرنامج قيد التشغيل حاليًا ، يجب أن تكون شركة البرامج على الأقل قادرة على تحذيرك من العقبات التي واجهتها في عمليات التنفيذ التي قامت بها. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيجب رفع هذا علامة حمراء. يجب أن تتبع شركة البرمجيات هذا النوع من المعلومات ، خاصة إذا كانت تحاول باستمرار تحسين منتجاتها. سوف تجد أنهم في بعض الأحيان يواجهون نفس المشكلات مرتين أو ثلاث مرات قبل أن ينتبهوا ويتخذوا إجراءً للتحري عنها وحلها قبل التثبيت في المستقبل.

9. ما هي ساعات الدعم وكيف يعمل قسم الدعم الخاص بهم؟ 

سواء كنت في المدينة أو على الجانب الآخر من العالم ، إذا كنت بحاجة إلى مساعدة ودعم غير متاح لك ، فإن الخيار الوحيد هو إيقاف تشغيل النظام لفترة غير معروفة من الوقت وانتظر المساعدة. قبل أن تتزوج من شركة برمجيات من خلال شراء منتجها ، تعرف على مكان الشركة وإذا كانت الشركة لديها ما أعرّفه كنظام دعم "سلبي" أو "نشط". متابعة أسئلة مدوّية مثل "هل ستعيد مكالماتي فقط في ساعات معيّنة من اليوم؟" "هل سأضطر إلى ترك الرسائل وانتظر في الهاتف لاستدعائك؟" "هل سأتصل بمكالمة مباشرة من يجب أن يعطيك العثور على هذه المعلومات في وقت سابق وليس بعد ذلك راحة البال عندما يكون هناك حاجة إلى موقف عاجل أو إجابة سريعة.

10. هل هناك قائمة بالعناصر التي تم طلب إدراجها في التحديث القادم للبرنامج؟ 

إذا كان ذلك ممكنًا أيضًا ، اطلب تاريخًا لاستكمال العناصر الموجودة في القائمة. قبل أن يقولوا لا ، اجعلهم يشعرون بالراحة من خلال السماح لهم بمعرفة أن هدفك هو معرفة الميزات التي قد تكون موجودة بما في ذلك حتى تتمكن من التخطيط المسبق لأعمالك. من المحتمل أنه إذا طلب شخص ما شيئًا ما ، فستتمكن أيضًا من الاستفادة من هذه الميزة. كما أن الحصول على هذه القائمة سيفيدك بثلاث طرق أخرى:

ا. إذا كنت تعرف أن هناك ميزة واردة ، فيمكنك إخطار المستخدمين مسبقًا وطلب تعليقات منهم حول ما إذا كانوا يريدون ذلك أيضًا.

ب. إذا كان العنصر في القائمة أمرًا ضروريًا ، فاحرص على أن تكون على علم بوكلاء الرسائل ، أو برسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية إلى شركة البرمجيات لضمان عدم فقد العنصر الخاص بك في النقل العشوائي ، وهو ما يحدث أكثر مما تدركه.

ج. عندما يتم منحك مثل هذه القائمة بعناية ، يجب أن تكون قادراً على تحديد الاتجاه الذي ستقوم به شركة       البرمجيات. هل هم على الطريق الذي تمليه طلبات عملائهم؟ هل تحتوي على القليل من العناصر الصغيرة في الطبيعة على القائمة؟ (هل يمكن أن يكون تافهاً اعتماداً على الطلب) أم أن عناصرها الواضحة في القائمة؟ (إذا كانت هذه هي الحالة ، فقد تحتاج ممارسات الاختبار الخاصة بها إلى مراجعتها حسب رضائك.) أو هل يقومون بإضافة عناصر في محاولة لجعلك تشتري عناصر إضافية لن تستخدمها أبدًا؟