خمسة عشرة أشياء يجب عليك النظر بها قبل شراء برامج المشاريع

 

خمسة عشرة أشياء يجب عليك النظر بها قبل شراء برامج المشاريع

في عالم الأعمال اليوم الذي يتزايد فيه التنافس على التكنولوجيا ، تسعى جميع المؤسسات التي تسعى إلى تحسين نشاطها وإنتاجيتها إلى الاستفادة من المزايا التي يوفرها عالم البرمجيات. سواء كانت قدرات الحوسبة السحابية المحسنة ، أو أدوات الأتمتة القائمة على الذكاء الاصطناعي أو خيارات معالجة التاجر ، فإن سوق البرمجيات متنوع للغاية ، مع المنتجات التي يمكن أن تخدم تقريبا كل حاجة تجارية ممكنة.

يعد اختيار النوع المناسب من البرامج أمرًا ضروريًا لنجاح مؤسستك ، لذا قبل اتخاذ قرار ، تأكد من توخي الدقة في تقييم جميع المعلومات المتاحة والنظر في جميع الآثار المترتبة على عملية الشراء. أدناه ، يقدم 15 عضوًا في مجلس فوربس للتكنولوجيا نصائحهم حول ما يجب على رواد الأعمال القيام به قبل إبرام اتفاقية شراء البرامج.

1. التحدث مع العملاء الحاليين

في أي وقت تشتري فيه أحد البرامج أو تحصل على خدمة تعتمد عليها شركتك ، تحتاج إلى التحدث إلى الأشخاص الذين يستخدمونها بالفعل. والسؤال الأكبر الذي يجب عليك طرحه عليهم هو ما يحدث عندما تسوء الأمور. لأن هناك دائمًا أوقات يحدث فيها خطأ ، وكيف يعالج البائع ذلك سيخبرك ما إذا كان سيبقى معك عندما تحتاجه.

2. تحقق من أن أشرت في جميع المربعات

من المهم قياس أحد موردي البرامج وفقًا لقائمة الاحتياجات الاستراتيجية الخاصة بك. ليست هناك حاجة لتقديم تنازلات هنا ، خاصة إذا كان البرنامج الذي تفكر في شرائه له أهمية بالغة فيما يتعلق بالعمليات اليومية. لذلك تأكد من أن البائع المعني يسلم حقًا قبل إغلاق الصفقة.

3. ابحث دائما عن خيارات بديلة

هناك العديد من التطبيقات وخيارات البرامج المختلفة في السوق والتي قد يكون من الصعب على الناس معرفة أيها أفضل بالنسبة لهم. معظمهم يذهبون فقط مع الحشد ويحصلون على أول ما يظهر في نتائج محركات البحث ، لكن هذا يقودهم إلى اختيار شيء غير مناسب لاحتياجاتهم الخاصة. أفضل طريقة لمواجهة ذلك هي ببساطة البحث عن خيارات بديلة لهذا التطبيق أو جزء من البرنامج. عليك أكثر من المحتمل العثور على أفضل منها في النهاية.

4. استخدام البرنامج

قبل إغلاق الصفقة ، استخدم البرنامج مع البيانات وفي البيئة المقصودة. سيقدم معظم البائعين الجيدين تجارب كاملة الميزات. إن استخدامها في السياق هو المفتاح في تحديد ما إذا كان البرنامج يقوم بالوظيفة المطلوبة ، ويعالج المشاكل بشكل صحيح ، ويتعامل مع حجم ونطاق البيانات التي تخطط لمعالجتها. هذا يمكن أيضا كشف قضايا مثل سهولة الاستخدام والقدرة على التكيف.

5. فحص الأثر على الموظفين

كيف تؤثر إضافة البرنامج على موظفيك؟ أنت لا تشتري برامج - أنت تستثمر في خلق عادات أعمال أكثر كفاءة وإنتاجية لموظفيك. ركز على ثلاثة مجالات من التأثير: الإدارة والاستخدام اليومي وممارسات الدعم. إذا لم يكن لدى أحد الوقت لتطوير العادات الصحيحة لاستخدام التطبيق ، فهو استثمار ضائع. ممارسات الناس تجعل البرمجيات مفيدة.

6. تعريف النجاح معًا

تجنب الإغراء لشراء آخر كائن لامع. نتفق مع الأعضاء الآخرين في عملك على خطة للتنفيذ والاستخدام ومدى النجاح. سيضمن ذلك أنك تشتري شيئًا يحل مشكلة عمل حقيقية. كما سيوضح للبائع كيف يمكنه مساعدتك ، لأن منصات البرامج غالباً ما تكون لها حالات استخدام متعددة.

7. تأكد من الحصول على البيانات الخاصة بك

حتى إذا كان البائع يبدو رائعا وقد فعلت الكثير من الجهد ، فقد تسوء الأمور. قد تحتاج إلى التبديل والحصول على البيانات الخاصة بك. أفضل وقت لمعرفة كيفية القيام بذلك هو قبل التوقيع على الصفقة. سيقول لك بائعون جيدون كيف يمكنك فعل ذلك ، بينما سيطلب منك البائعون السيئون قفل حسابك وخذ البيانات الخاصة بك رهينة. تأكد من خطة الطلاق مع البائع!

8. اعرف أهدافك

قبل الاستثمار في منصة برمجيات جديدة ، من المهم معرفة أهدافك الاستراتيجية بدقة وما هي نقاط الألم التي تعتزم معالجتها. إذا كان من الممكن الحصول على نسخة تجريبية مجانية ، فاستخدمها! ثم اختبرها للتأكد من أنها تلبي توقعاتك وستحقق الأهداف التي حددتها لنشاطك التجاري.

9. دائما التحقق من اتفاقية مستوى الخدمة

قبل التوقيع على العقد ، تحقق دائمًا من التفاصيل حول اتفاقية مستوى الخدمة التعاقدية ، التي تحدد الخدمات الدقيقة التي يقدمها البائع. وضح المخاطر وكيفية حماية نشاطك التجاري من خلال التحقق من كيفية تعريف التراخيص. إنها مهمة لأنها تحدد الأشخاص الذين يحصلون على رعاية البرنامج والبيانات في حالة الطلاق.

10. التحليل النهائي

لا تتخذ القرار بشأن السعر وحده. بدلا من ذلك ، دمج السمعة والاستقرار والبحث والتطوير والمراجع في عملية صنع القرار. يجب أن تطلب أيضًا عرضًا توضيحيًا نهائيًا للمنتج ، لأن الإصدار قد تغير منذ آخر تجربة لك. تأكد من تضمين جميع الموظفين الرئيسيين الذين يستخدمون البرنامج في العرض التوضيحي أيضًا. سيضمن ذلك أنها قوية بما يكفي لاستخدام فريقك.

11. قم بتشغيل البائعين من خلال عملية إدارة المخاطر الخاصة بطرف ثالث

كما هو الحال مع أي مورد ، من الضروري تشغيل موفر البرنامج من خلال عملية إدارة المخاطر الخاصة بطرف ثالث. الخرق يحدث بمعدل ينذر بالخطر ، ونسبة كبيرة من هذه الخروقات هي بسبب الباعة. إذا كان البائع لا يضمن أن البرنامج سيبقى محدثًا في ما يتعلق بالأمان ، فإنه يمثل علامة حمراء ضخمة.

12. النظر في كيف يفيد البائع الزبائن

بالنسبة إلى مزود الخدمة ، فإن السؤال الأهم الذي يجب طرحه قبل شراء البرنامج هو "كيف سيعمل هذا الاستثمار على تحسين خدماتي بما يخدم مصالح عملائي؟" يمتلك سمعة مزودي الخدمة ، سمعة على القدرة على تقديم خدمات فعالة للمستخدمين النهائيين. كلما نجح المستخدم النهائي في استخدام هذه الخدمة ، كان أكثر نجاحًا. يجب إجراء أي عمليات شراء للبرامج مع وضع هذه الفكرة في الاعتبار.

13. قم بتشغيل تدقيق الأمان

الأمن هو أعلى عقل لنا عند الإختراق الأول. لذلك ، يجب على أي بائع نعتبره اجتياز تدقيق أمني شامل. في هذا اليوم وهذا العصر ، نحن جميعًا على رادارات قراصنة القبعات السوداء ، وكل بائع جديد نعمل معه يعرض أسطح هجوم إضافية يمكننا اختراقها.

14. ابحث عن خارطة طريق قوية للمنتج

تأكد من أن المورد لديه خارطة طريق قوية يمكن أن تدعم اتجاهك المستقبلي. مع تحول العالم من أسلوب إعتبار النفقات التشغيلية (التي تركز على المنتج) إلى طرازات النفقات الرأسمالية (التي تركز على التطوير) ، لم تعد تشتري صندوقًا للتكنولوجيا أو حزمة برامج سوف تنخفض بمرور الوقت. النموذج الجديد هو أكثر من شراكة طويلة الأمد ، لذا تأكد من أن خريطة الطريق المستقبلية للبرامج التي تعتمد على (برامج كخدمة رأسمالية) تتطابق مع ما تحتاج إليه كمؤسسة.

15. بوضوح تعريف الاحتياجات الحالية والمتطلبات المستقبلية

إنشاء فهم واضح لاحتياجاتك الفورية لضمان أن العقد يغطي جميع المتطلبات الرئيسية ، دون دفع مبالغ إضافية للميزات أو مستويات الترخيص غير المطلوبة في المرحلة الأولية. يجب أن يكون هناك مسار ترقية واضح يسمح بتوسيع نطاق موسع ومدى تغطيته. هذا يتجنب الدخول في عقد ينطوي على تكاليف لا لزوم لها للتراخيص والوظائف