إدارة أداء المؤسسات
إدارة أداء المؤسسات ...
إدارة أداء المؤسسة (EPM) enterprise performance management هي مجال إداري لإدارة أداء الأعمال (في كل مجالات المنشأة وكل أنشطتها الرئيسية والفرعية) والذي يأخذ في الاعتبار رؤية العمليات في نموذج الحلقة المغلقة كما في الشكل المرفق التالي (معناها إن عمليات إدارة الأداء تتم في تسلسل معين متصل بأسهم) عبر جميع جوانب المؤسسة ، بأي تخطيط (رأسي أو أفقي أو دائري أو غيرهم) ...المهم أن يكون متصل وله بداية ونهاية ، ومعنى كلمة مغلقة أي عندما نصل للنهاية ممكن تتكرر الدورة من البداية مرة أخرى (مع إضافة تحسينات على الإمكانيات والإجراءات) ، وفي كل دورة نحصل على نتائج أداء أفضل ، وهكذا تتطور المنشآت بشكل مستمر
هذا توضيح لمعنى العمليات في
نموذج دورة مغلقة
1. الدورة تبدأ برؤية
2. ثم إستراتيجية تستهدف
أهداف معينة
3. ثم عمليات تشغيلية
تستهدف نتائج معينة
4. وبعد أن نحصل على
النتائج ، نقارنها بالأهداف المطلوب تحقيقها ، وغالباً ما يكون هناك تفاوت
"وهذا توقع منطقي"
5. ثم يتم تقدير تقييم التفاوت
من خلال عمليات قياس وفق معايير محددة
6. ثم نقرر ما هو مطلوب
من تعديلات للتحسين ، ونضع إجراءات لذلك
7. ثم نضع خطة تنفيذية
لتلك الإجراءات ، والتي سوف تدخل تعديلات على الإستراتيجية ، وعلى العمليات
التشغيلية
8. وهكذا تبدأ دورة
جديدة ، بذات المسار ، وبعدها دورات ودورات ، فالتحسين مستمر طالما العمل مستمر
توجد 4 تخصصات لتحديد وتغطية المراحل الست لنموذج عملية EPM ذات الحلقة المغلقة ...
التخصصات الأربعة هي:
· صياغة الإستراتيجية
وهذا التخصص يتكون من 8 بنود نشرحها كما يلي :
1.
تشير صياغة الإستراتيجية إلى ...: أي تشير
إلى أنشطة المنشأة والتي تصيغ الأهداف التي ترغب أن تصل إليها (في بنود رئيسية
وفرعية) لتحقيق تطوير في أداء عمليات وإجراءات تلك الأنشطة
2.
صياغة الإستراتيجية ، اشرح لماذا وكيف التنفيذ ...: أي نشرح
لماذا يحدث التنفيذ والسياق الذي يتوجب أن نتبعه في التنفيذ (وكل ذلك لكي نحقق
الأهداف الرئيسية والفرعية التي وضعناها)
3.
تتكون الإستراتيجية من ...: أي يقصد هيكل الإستراتيجية ،
والتي في العموم تتكون من (1) رسالة المؤسسة التي توجز فلسفتها واسس وجودها ، (2)
رؤية المؤسسة التي تعبر عن نظرتها المستقبلية لوضع المرسسة ، (3) أهداف المؤسسة
التي تعرض وتفند لتفصيلات مهمة المؤسسة وإتجاهاتها ومكانتها القادمة في المنظور
القريب والبعيد
4.
تراقب المنظمة التقدم المحرز في الأنشطة وتتخذ الإجراءات التصحيحية لـ ...: بمعنى أنه
خلال التنفيذ لا نقف مسالمين ننتظر النتائج ، ولكن نراقب العمل ونقيس أداؤه وفق
معايير متفق عليها ، ونصوب أي إنحراف عن المسار المستهدف وحتى نصل للغايات المحددة
بالتوقيتات والنتائج المرجوة
5.
تطوير الإستراتيجية كمجموعة فرعية من صياغة الإستراتيجية ...: أي لزوم
تطوير دوري وزمني في صياغة الإستراتيجية ، يعني إعادة النظر دورياَ (كل 3 – 5 سنوات)
في صياغة رسالة ورؤية وأهداف المؤسسة حسب متغيرات السوق وإمكانيات المؤسسة
6.
ترجمة الإستراتيجية هي الخطوة الثانية في صياغة الإستراتيجية ...: المقصود
بالترجمة أي توضيح ما هو ملتبس أو محتاج تفسير من الإجراءات والأهداف المصاغة في
الإستراتيجية لكي تكون قابلة للتنفيذ الواقعي والسليم
7.
قامت المنظمات بتضمين مناهج رسمية لإدارة المخاطر من أجل ...: بمعنى
مناهج عمل رسمية لمعالجة فرص أو تغيرات السوق التي تلاحقنا أثناء التنفيذ وتساعد
المديرين على إتخاذ قرارات صحيحة وفي الوقت المناسب لتجنب المخاطر الداخلية
والخارجية التي تؤثر سلباً على الأداء
8. توفر التقنيات نهجًا واحدًا لسد فجوة الإستراتيجية من أجل ... : بمعنى الإستفادة من التقنيات الحديثة في إدارة الأداء وإدارة المخاطر لكي نضيق الفجوة الإستراتيجية بين الواقع وبين المأمول باستمرار
· تخطيط الأعمال والتنبؤ بها
وهذا التخصص يتكون من 4 بنود نشرحها كما يلي :
1.
يشير تخطيط الأعمال والتنبؤ إلى ...: أي يشير
إلى مجموعة الأنشطة التي تم التخطيط للأعمال بها وفقاً للإستراتيجية التي تمت
صياغتها ، ويشير كذلك إلى ما هو متنبأ به من أنشطة ونتائج في فترات لاحقة عند التنفيذ
التشغيلي
2.
هذا التخصص يتوافق مع ...: أي يتوافق
عند التنفيذ مع مثلاً (التواءم بالمنظمة) ومع (الإختبار والتكيف) ومع (التوقعات
والتنبؤات المالية خلال فترات قادمة) وغير ذلك
3.
سيساعدك إعداد التوقعات على ...: سيساعدك
التوقع على تقدير الترجيحات لـ مثلاً (الدخل من المبيعات) وعلى (التكاليف) وعلى
(إحتياجات التمويل الخارجي) وعلى (الربحية) وغير ذلك
4. تعد التوقعات المالية ضرورية إذا كنت بحاجة إلى ... : إذا كنت بحاجة مثلاً لزيادة الأموال عن طريق طرف ثالث مثل البنوك ، وإذا كنت ترغب في رقابة مالية فعالة بشكل دوري
· الإدارة المالية
وهذا التخصص يتكون من 6 بنود نشرحها كما يلي :
1.
تبنى العديد من الشركات حلول تخطيط موارد المؤسسات ...: وذلك
لمعالجة التعقيد المتزايد في نماذج الأعمال عالمياً ، وقد تطورت تلك الحلول وتخصصت
في المهنة بشكل جيد وأصبحت المؤسسات تعتمد عليها في منظومات أعمالها المتكاملة
2.
يعتمد التنفيذ الفعال وفي الوقت المناسب للقرارات التنفيذية العليا
الرئيسية على ...: على (نوعية
المعلومات) وعلى (موثوقية وصحة المعلومات) وعلى (قياسية برامج تخطيط الموارد
المستخدم) حتى تحصل منه على مستخرجات تساعدك على إتخاذ القرارات السليمة في الوقت
المناسب
3.
التحديات الرئيسية التي نتوقعها في تحقيق هذا النوع من الموثوقية هي ...: أي
الموثوقية في المعلومات ، وهذا يتطلب (تحديد مقاييس صحيحة لقياس أداء الأعمال في
كل مستويات المؤسسة) ويتطلب (حشد وتنسيق مصادر البيانات المختلفة من أنظمتك
السابقة) ويتطلب (خلق رؤى قابلة للتنفيذ من كل مصادر البيانات المتاحة) ويتطلب (تحسين
الإتصال وملكية مقاييس الأداء عبر جميع مستويات الأعمال)
4.
كيف يمكن أن تساعدك الخدمات الاستشارية ...: الخدمات
الإستشارية المالية المتخصصة (مهمة للمؤسسة إذا لم تكن كوادرها ملمة بها مهنياً أو
ممارسة) حيث تساعدك على سد الفجوة بين الإستراتيجية والتنفيذ من حيث (الرد على
ضغوطات التكاليف) ، (زيادة التدقيق التنظيمي) ، (المطالبة بمزيد من الشفافية)
5.
الخبرة مهمة في تطبيق EPM ، من أجل ...: بمعنى فهم
وتطبيق المنهجيات المتخصصة مثال (بطاقات الأداء المتوازن) ، (تمكين تطبيقات ذكاء
الأعمال وإستخراج التقارير) ، (تعريف هياكل البيانات المالية) ، (تعريف مؤشرات
الأداء الرئيسية)
6. من بين المزايا الرئيسية لهذه الخدمة ... : المقصود بها حلول تخطيط الموارد ، من حيث (تبسيط عمليات إعداد التقارير) ، (نماذج تفعيل الهدف) ، (تشخيص الضرائب) ، (أفضل الممارسات) وغيرهم
· فعالية سلسلة التوريد
وهذا التخصص يتكون من 7 بنود نشرحها كما يلي :
1.
شبكة معقدة وديناميكية للعرض والطلب ...
2.
اشرك المنظمات والأفراد والأنشطة والمعلومات والموارد ... المعنية بتحريك منتج أو خدمة من المورد إلى العميل
3.
تحويل المواد إلى المنتج النهائي ، تسليمها إلى العميل النهائي ... الذي يسلم إلى العملاء النهائيين
4.
يجوز للمنتجات المستعملة أن تدخل سلسلة التوريد مرة أخرى في أي وقت ... في أنظمة سلسلة التوريد المتطورة ، المنتجات
المستخدمة يمكن إعادة إدخالها إلى سلسلة التوريد عند أى نقطة حيث القيمة المتبقية تكون
قابلة للتدوير
5.
سلاسل التوريد تربط سلاسل القيمة ... سلاسل التوريد يمكن وصلها أو تداخلها بسلاسل القيمة
6.
يشمل العديد من الأنشطة الإدارية والتنسيقية واللوجستية ... تشمل التخطيط وإدارة جميع الأنشطة المعنية بـتحديد
(المصادر ، الشراء ، التحويل ، وجميع أنشطة إدارة الخدمات اللوجيستية) ، والأهم من
ذلك هي تشمل أيضا التنسيق والتعاون مع شركاء القنوات التي يمكن أن تكون (الموردين
، الوسطاء ، مقدمي الخدمات من الأطراف الثالثة ، العملاء)
7. يدمج إدارة العرض والطلب داخل وعبر الشركات ... إدارة سلسلة التوريد هي وظيفة (تكامل مع المسئولية الأساسية) للربط بين وظائف الأعمال الرئيسية والعمليات التجارية داخل وعبر الشركات مع نموذج عمل متماسك وعالي الأداء ... وهي تشمل جميع أنشطة إدارة الخدمات اللوجيستية ، وكذلك عمليات التصنيع ، وهي تدفع إلى تنسيق العمليات والأنشطة مع وعبر التسويق والمبيعات وتصميم المنتجات والتمويل وتكنولوجيا المعلومات
أما عن المراحل الست لنموذج عملية EPM ذات الحلقة المغلقة
هي :
· تطوير الإستراتيجية
· ترجمة الإستراتيجية
· التواءم بالمنظمة
· تخطيط العمليات
· التعلم والمراقبة
· الاختبار والتكيف
المقصود أن كل تخصص من التخصصات
الأربعة لإنشاء وتخطيط الإستراتيجية (المذكورة تفصيلاً فيما سبق) ، ونحن نحققها يجب
أن ننفذها من خلال تلك المراحل الستة للتنفيذ ... وقد لاحظتم أننا قد تعرضنا لذلك
أثناء شرح التخصصات الأربعة المكونة للإسترايجية
والآن نأتي لتوضيح ، القيم
الرئيسية ، في عمليات إدارة أداء المؤسسة ، ونبين فيما يلي الأسس ذات القيمة التي
سنكتسبها أثناء إدارة الأداء
·
ربط منهجية وتكنولوجيا وأعمال إدارة الأداء التنظيمي ... يعني عمليات إدارة الأداء لابد أن تلتزم بالمنهجية
في النفيذ ، وتلتزم بالتطبيقات العلمية ، في كل مراحلها من رصد وقياس وتقييم
وغيرهم
·
إنشاء إطار عمل التحسين المستمر على أساس تنظيمي ... يعني مع نهاية كل مرحلة من الأداء أو نهاية دورتها
، يتوجب المراجعة والتقييم ووضع التحسينات اللازمة لما يليه من دورة جديدة ... إذن
التحسين المستمر هو منهج عمل
·
دورة حياة إدارة أداء المؤسسة المتكاملة ... يعني نصمم دورة الأداء المغلقة (بشكل تام ومتكامل بكل
موضوعاتها ومراحلهم) طبقاً لطروفنا وإمكانياتنا ومتطلباتنا ، ونحسنها باستمرار
·
النتائج الموجهة نحو أنشطة إدارة الأداء والنتائج ... يعني نهتم بالمردود من إدارة الأداء ، والذي كان
موجهاً لتحقيق أهداف معينة ، وكذلك بالعائدات على إستثماراتنا وتحقيق رضاء العملاء
·
تطبيق مناهج ومفاهيم إدارة الأداء في جميع أنحاء العالم ... يعني يكون أداؤنا قياسي عالمي وفق ما تتبعه الشركات
العالمية ذات السمعة العالية ، وكذلك يتبع المفاهيم العلمية والتجارية والتشريعات
العالمية المتداولة
والآن
نتطرق لموضوع إطار العمل في عمليات إدارة أداء المؤسسة ، وهو إطار تنظيمي ، متكامل
مع أعلى مفاهيم التكنولوجيا ، ومؤسس وفقاً لمفاهيم الأكثر فعالية والأقل تكلفة ،
والذي يجب أن يحقق للمؤسسة البنود التالية :
1. تطوير أنظمة
إستراتيجية باستخدام بطاقة الأداء المتوازن من الجيل الثالث ... وهي بأقسامها الأربعة القياسية تساعد المديرين على
تتبع تنفيذ الموظفين للأنشطة وفق شروطها ومقاييسها المحددة ، ورصد العواقب الناجمة
عن عن تلك الإجراءات
2. مراقبة الأداء من
خلال لوحات المعلومات التفاعلية وبطاقات النتائج ... وهما يترجما الإستراتيجية في صورة تقدم مقاس
وبالمسئوليات ... لوحات المعلومات التفاعلية تعتبر معادلة لنظم المعلومات في لوحة
قيادة السيارات التي تعرض التغييرات في الوقت الحقيقي وغالباً ما تظهر في شكل رسوم
بيانية وقياسات ... أما بطاقات النتائج تطورت وأصبحت واجهة المستخدم في تطبيقات
الكمبيوتر المعلوماتية حيث تظهر به وتعرض المستوى الأعلى من النتائج ومدعمة
بالحقائق وإمكانيات الشرح والمساعدة
3. إنشاء نظام متكامل
لقياس الأداء مع SMART
KPIs... إنشاء
نظام القياس المتكامل ، مع الأعمال الموجهة بمؤشرات الأداء الرئيسية الذكية ، آخذة
في الإعتبار المناهج المحاسبية ... المنظمات تستخدم مؤشرات الأداء الرئيسية على
مستويات متعددة لتقييم نجاحهم في الوصول للأهداف ... صمم مؤشرات أداء تناسب بشكل
واقعي قياسات وإمكانيات وأهداف منشأتك
4. دمج إطار إدارة
الأداء مع حل (BI) ومنصة إعداد التقارير (DM)... حلول (BI) ذكاء
الأعمال هو مجموعة من التقنيات والأدوات لتحويل البيانات الخام إلى معلومات مفيدة
لأغراض تحليل الأعمال ... عملية صنع القرار (DM) تعتبر
عملية معرفية ناتجة عن إختيار مسار العمل من بين عدة إحتمالات بديلة ، وكل عملية
صنع قرار تنتج الإختيار النهائي الذي قد يدفع أو لا يدفع العمل للنجاح
5. أتمتة عمليات جمع
البيانات الموجهة نحو الأداء
... هي طريقة لإدارة البيانات والبرمجة ونظم إدارة قواعد البيانات باستخدام نموذج
الموجه بالمكونات ، والميزة الرئيسية للتفكير بالتوجيه من خلال عناصر هو تعظيم
الإستفادة من إعادة إستخدام العمل بعناصر جديدة لمشاريع أخرى أكبر حجماً
6. تحليل أداء المؤسسة
وتقديم معلومات صنع القرار
... وهي إستخدام نتاج عملية ذكاء الأعمال ثم العمل على ترتيب المعلومات بالكيفية
التي تساعد على أخذ قرار معين بتوجيهات معينة
7. اتخاذ إجراءات تحسين
ذات تأثير كبير ... بمعنى
إتخاذ إجراءات ذات أثر عالي في التحسين وضمان المواءمة التشغيلية مع إستراتيجية
محددة ... عليك أن تكون في النهاية قادر على مواءمة جميع الأنشطة الموظفة لأهداف
إستراتيجية ، بالإضافة إلى ضمان حق الناس للمساءلة
هذا المقال (إدارة أداء المؤسسات) يضيف إلى المقال السابق (إدارة أداء الأعمال) معلومات إضافية ونكرر بشأنه ما قلناه على سابقه : بأن أوصي بقراءته بهدف الدراسة وليس بهدف الإطلاع ، لأن كل جزئية وراءها معاني في الإدارة وفي التنظيم (عليك أن تتأمل هل هي مطبقة في شركتك أم لا) ، وياريت تسجل ملاحظاتك أولاً بأول حتى تخرج من هذه الدراسة (بالسلبيات والإيجابيات الموجودة بشركتك ، وملاحظاتك عن تحسين ما هو سلبي وتعظيم ما هو إيجابي) ...
ردحذف