كيفية اختيار أفضل تطبيقات برامج لعملك

 

كيفية اختيار أفضل تطبيقات برامج لعملك

أنت تريد استخدام أفضل برنامج لعملك - كل شخص يفعل ذلك. سواء كنت طباخًا أو مصممًا على الويب ، فإن الأدوات المصممة جيدًا تجعل عملك أكثر فعالية وأكثر متعة.

ولكن كيف تختار أفضل البرامج - وكيف تحدد "الأفضل" ، على أي حال؟ هناك المزيد من تطبيقات البريد الإلكتروني وإدارة علاقات العملاء وتطبيقات إدارة المشاريع أكثر مما يمكنك اختباره بنفسك. اسأل أصدقائك وزملائك ، وسيوصي كل واحد منهم بأداة مختلفة.

إذا كنت في حاجة إلى مطرقة ، فمن السهل العثور على واحدة لطيفة. لكن البرنامج أكثر ذاتية: قد لا تكون أفضل أداة بالنسبة لك هي الأفضل بالنسبة لشخص آخر.

إذن ، كيف تختار أفضل الشركات اليوم مجموعة برمجياتها؟ بصفتي مؤسس شركة Stacklist ، أجرى أنا وفريقي مقابلات مع المئات من رواد الأعمال لمعرفة المزيد حول الأمور التي تجعل شركاتهم ناشئة. فيما يلي عشرة أشياء تعلمناها منهم حول كيفية اختيارهم للبرامج واستخدامها لمساعدة فرقهم على العمل بشكل أكثر كفاءة.

1. التركيز على عملك

عند إطلاق شركة ، فقط ابدأ في التحرك. يمكن أن تكون الأدوات مشتتة ويمكنها الانتظار ؛ يجب أن تكون أول أولوياتك هي بناء منتجك الأساسي وبيعه والترويج له. هذا هو أهم نصيحة سمعناها من المؤسسين.

يقول أليكس واينبرغ ، مؤسس شركة Upraised Learning: "إذا كنت تعمل على بيع شيء ما ، فعليك البدء في بيعه. لا تقضي الكثير من الوقت في الانتظار للحصول على البنية التحتية المثالية. فقط بيع ".

من الأهمية بمكان الحد من الإلهاء عند البدء - وعلى الرغم من أن البرمجيات يمكن أن تكون أداة قيّمة ، إلا أنها قد تشتت الانتباه. تقول صوفي كوفن ، مؤسِّسة GoKid: "هناك الكثير من الأدوات ، والشيء الصعب هو إدارتها بالكامل. من الجيد أن يكون لدينا أدوات ، لكن أحيانًا ما نمتاز بالزحف عندما نستخدم الكثير من الأشياء".

في محاولة لمحاربة زحف هذه الميزة ، يركز فريق BarterSugar على مجموعة من الأدوات ضيقة ولكن قوية. "نحن نحاول استخدام أكبر عدد ممكن من تكاملات وأدوات Gmail على المنصات المركزية بقدر الإمكان ، حتى لا نشتت انتباهنا بواسطة العديد من المنصات المختلفة" ، كما تقول الرئيسة التنفيذية ليلى طباطبائي.

الوجبات الجاهزة: التطبيقات هي الأدوات الوحيدة التي تساعدك في إنجاز المهام. حاول أن تجعل ما لديك مستحقا لما لديك ، وأن تحصل على تطبيقات جديدة فقط عندما تحتاج إليها حقًا.

2. تحليل احتياجاتك

نادرًا ما يكون التطبيق الجديد عبارة عن رصاصة فضية. وكما قال نيك تارانتو ، المؤسس / الرئيس التنفيذي لشركة مطلي ، فإن "الأدوات لن تحل مشاكل الإدارة أو التواصل - فهي ستؤدي بالتأكيد إلى تفاقمها إذا لم تحل المشكلات الأساسية بالفعل. لذلك ، من المهم معرفة العمليات وإرشادات الاتصال قبل البدء في وضع الطبقات على الأدوات ".

لذلك ، عندما تكون مستعدًا لشراء أدوات ، تابع بحذر. قم بالقيام بـ Gmail ، ومحرر مستندات Google ، والحلول الأخرى خفيفة الوزن أو المحلية ، إلى أن تحدد نقاط الألم والاحتياجات الحقيقية لفريقك. قد لا تحتاج إلى برنامج جديد حتى الآن.

"فلسفتنا العامة هي أنه حتى عندما نبني برمجياتنا الخاصة ، لا ينبغي لنا أبداً بناء أو شراء شيء ما قبل أن يكون لدينا فهم واضح لما نحتاج إليه للقيام به" ، كما يقول مؤسس برنامج Blueprint Health Mathew Farkash. تعرف على مقدار ما يمكنك إنجازه مع ما لديك ، وعندما تكون العملية مؤلمة حقًا ، يجب أن تبدأ بالتسوق.

ولكن قبل إثقال كاهل فريقك بوابل من الأدوات التي تبدو براقة وباردة ، يمكنك إلقاء نظرة فاحصة على العمليات الحالية وسير عملك ، والنظر في الأدوات التي تتطابق معها تحديدًا. يقول دان بيلهاسن ، مؤسس شركة SmarterU: "لا تنظر إلى الميزات ، وانظر في سير العمل" ، و "سير العمل هو ما يجب عليك العيش معه". الميزات هي مجرد نقاط. سيكون هذا هو الفرق بين الالتزام في السنة أو البحث عن أداة أخرى في السنة. "

الوجبات الجاهزة: لا تختار تطبيقًا فقط للحصول على شيء جديد — حدد ما تحتاجه من أداة ، ثم ابحث عن تطبيق يلائم هذه الاحتياجات.

3. هيا إلى البحث

لذا فأنت جاهز للتسوق لشراء أدوات - مثيرة! ولكن العثور على الأدوات لا يتعلق بالتصنيفات وما هو الساخن والطنين. بدلاً من ذلك ، يتعلق الأمر بتحديد الأدوات الأكثر ملاءمة لفريقك وأهدافك وسير العمل.

خيار بسيط هو معرفة ما هي شركات البرمجيات مثل التي تستخدمها. ستكون هذه التعليقات هي الأكثر موضوعية وملائمة لفريقك ، مما يجعل الأدوات الأكثر احتمالية لفعل ما تحتاجه.

ثق بنا ، لقد انتهينا من بحثنا حول هذا. يقول أكثر من 70٪ من رواد الأعمال إنهم يرتكزون قرارات البنية التحتية بناءً على نصيحة أقرانهم في مجتمع الشركات الناشئة.

لذا اسأل حولها. تعرف على ما يستخدمه زملاؤك في الشركات الأخرى ، أو تحقق من المشاركات المتوسطة و الثابتة لمعرفة ما هي الشركات التي تستخدمها. بعد ذلك ، تحقق من مراجعات التطبيق - مثل تلك التي نشرها Zapier - لمعرفة ما إذا كانت الأداة تبدو جديرة بالاهتمام بالفعل ، وإعطاء الإصدار التجريبي أداءً ثابتًا قبل الاستقرار.

سيساعدك إجراء البحث مسبقًا على تجنب الوقت المستغرق في تبديل الحلول على الطريق. "إذا اخترت الأداة الخاطئة ، فمن المؤلم التبديل. يقول دوج كار ، مؤسس شركة DK New Media: "يمكن أن يعيد شركتك ". "ستواصل الشركات استخدام الأدوات الرهيبة لمجرد أنها بدأت العمل معهم ... لا يهمني من يقول ما هي الأداة الأفضل ، فأنا دائمًا أبحث عن اللياقة المناسبة".

خذ وقتك. تأكد من أن التطبيق الذي تختاره يعالج احتياجاتك الخاصة ويوفر القيمة على أطول فترة زمنية.

الوجبات الجاهزة: لا ترضي أول تطبيق تجده - اقرأ التعليقات واطلب اقتراحات للتأكد من اختيار أداة رائعة.

4. لا تبخل أو تقتر

42 ٪ من الشركات التي نقابلها - والتي بدأ معظمها للتو - تقول أن التكلفة هي العامل الأساسي في اختيار البرمجيات. لحسن الحظ ، هناك الكثير من الخيارات المجانية أو المجانية للبدء ، بدءًا من التطبيقات المجانية تمامًا مثل محرّر مستندات Google إلى التطبيقات التي تتضمن مستويات مجانية سخية مثل MailChimp.

ولكن لا ينبغي عليك اختيار الأدوات لمجرد أنها رخيصة. دائمًا ما يكون تحويل التكاليف - بالدولار والساعات - أمرًا ضروريًا. "في مرحلة مبكرة ، النقد هو كل شيء" ، يقول نائب رئيس الشؤون المالية / العمليات بايلي كارسون ، "على الرغم من أنني سأدفع أكثر مقابل شيء من شأنه أن يمنحني المرونة للخروج منه بسرعة".

المدير التنفيذي لمؤسس شيلد Benji Markoff يوافق على ما يلي:

"تحصل على ما تدفعه مقابل معظم الوقت. إذا اشتريت شيئًا فظيعًا لدفع أقل ، فستجعلك تعمل أكثر معك في الطريق. الوقت هو المال ، لذلك لا تأخذ فقط في الاعتبار السعر. عندما تقوم بالتوسعة ، سينتهي بك الأمر إلى التحول إلى المنتج الأفضل على أي حال. أفضل أن أدفع المال الذي أحتاجه لشيء يساعدك على النمو ، بدلاً من إهدار المال على عنصر نائب. "

فكر في التكلفة ، ولكن ادفع مقابل القيمة. وبحلول الوقت الذي نمت فيه الشركات الناشئة بما فيه الكفاية لرفع الاستثمار من الفئة أ ، فإن 28٪ فقط هي التي تحدد التكلفة كعامل دافع وراء اختيار الأداة. بدلاً من ذلك ، يركزون على قابلية الاستخدام ، وإمكانيات التكامل وأفضل الأدوات التي ستساعدهم على تبسيط تدفق العمل وتحقيق أهدافهم.

الوجبات الجاهزة: يمكن أن تكون البرامج مكلفة ، ولكن إذا كانت هناك حاجة ماسة وتساعدك على القيام بالمزيد ، فيمكنها أن تدفع أكثر من نفسها بمرور الوقت.

5. اطلب المساعدة

عندما تبدأ باستخدام تطبيق جديد ، سيكون عليك الإجابة عن الأسئلة والاهتمامات. لذلك نسأل. تمامًا مثل شركتك ، يرغب مطورو البرامج الذين يستخدمون الأدوات التي تستخدمها في أن تعمل منتجاتهم بشكل جيد بالنسبة لك.

لا تتردد في اقتراح ميزات جديدة أيضًا. لن تتمكن شركة البرامج دائمًا من تلبية الطلبات (ويجب عدم اعتماد أداة تفترض قدرتك على تغييرها).

لكن العديد من التطبيقات - خاصة الشركات الناشئة - تأخذ اقتراحات العملاء على محمل الجد ، ولديها دورة تطوير منتجات سريعة تسمح بمثل هذه المرونة.

لا تعرف أبدًا: قد يكون التطبيق قادرًا على القيام بما تحتاج إليه ، وببساطة لم تكشف عن الميزة حتى الآن. قد يكون طلب المساعدة هو الفرق بين تنفيذ التطبيق الجديد والاستسلام.

في الواقع ، قد يكون الحصول على المساعدة بسرعة أحد أفضل الأسباب لاختيار البرامج من الشركات الناشئة مقابل الشركات الأكثر رسوخًا. لهذا السبب اختار Fluent City استخدام Justworks عبر ADP الأكثر شعبية. "عندما أواجه تحديات ، يمكنني فقط التحدث مع Justworks حول ما أحتاج إليه ، وسوف يمضي قدما في بنائه" ، كما يقول الرئيس التنفيذي جيمس رورباخ.

الوجبات الجاهزة: تريد الشركات أن تحب برامجها ، لذا اطلب المساعدة عند البدء.

6. تخصيص التطبيقات لاحتياجاتك

نحن نحب أن نسمع عن الشركات التي تدفع الأدوات إلى أقصى الحدود ، واستخدامها خارج نطاق حالة الاستخدام المقصودة ، وكثيرا ما تحقق أهدافًا متعددة باستخدام نظام أساسي واحد. تحظى جداول البيانات وتطبيقات لوحة kanban بشعبية كبيرة في هذا المجال ، نظرًا لأن المرونة فيها تعني أنه يمكنك تحويلها إلى أي شيء تريده.

يمكن استخدام المزيد من التطبيقات المتقدمة بطرق متعددة أيضًا. يعتبر الاتصال الداخلي مثالاً رائعًا على ذلك: يعمل برنامج Brightpod على العمل في CRM ، والتسويق عبر البريد الإلكتروني وخدمة العملاء ، بينما يستخدم تطبيق Simple Texting لخدمة العملاء وإدارة علاقات العملاء.

سيساعدك فهم احتياجاتك وسير عملك على تحقيق أقصى استفادة من أدواتك. في بعض الأحيان ، سيكون عليك تعديل الإعدادات لجعل الأداة تناسب أسلوب فريقك. في أحيان أخرى ، قد تحتاج إلى استخدام تطبيق لغرض مختلف عن الغرض الأصلي. ما يهم هو الحصول على أداة تناسب احتياجاتك.

الوجبات الجاهزة: لا تقلق بشأن الافتراضات - قم بتخصيص التطبيقات لتناسب الطريقة التي تعمل بها.

تريد بناء التطبيق الخاص بك؟ جرّب إجراء ذلك باستخدام تطبيق منشئ قاعدة البيانات الذي يتيح لك تخصيص طريقة عرض البيانات وحفظها.

7. دمج كل شيء

نحن جميعًا نعمل على زيادة قيمة الأدوات - وليس هناك طريقة أفضل للحصول على المزيد من تطبيقاتك بدلاً من حملهم على العمل معًا. إذا كنت ترغب في تنفيذ المهام تلقائيًا ، قم بنسخها ولصقها بشكل أقل ، وقم بضبط الأدوات للعمل بالطريقة التي تريدها ، فغالبًا ما ستحتاج إلى توصيلها. ربط جدول بيانات مع CRM الخاص بك ، ثم ربط تطبيق التسويق عبر البريد الإلكتروني ، وسيكون لديك سير عمل التسويق الآلي الخاص بك دون الحاجة إلى أي برنامج جديد.

يقول جيسي بويز ، الرئيس التنفيذي لشركة Dasher: "إن الحد الأدنى من التعقيد هو صفقة كبيرة بالنسبة إلينا. كل يوم ، نريد فقط أن ندخل ونركز على بناء المنتج ، لذا فإن كل نقطة من نقاط الاحتكاك على طول الطريق تؤلمنا بالفعل. إن فعالية الحصول على أدواتك وعملياتك بشكل متكامل سريعًا أمر مهم جدًا بالنسبة إلينا ".

أداة تكامل التطبيق Zapier التي تربط أكثر من 500 تطبيق ، هي الغراء لسير عملك. لا تأخذ كلمتنا فقط: فجماعات Stacklisters تسهر على التأثير الذي حققته Zapier في مؤسستهم.

يقول زاك أوبرونت ، مؤسس شركة Book In A Box: "يتم تنفيذ العملية بالكامل على أتمتة Zapier ، وهي أهم شيء نستخدمه حتى الآن". "لقد تم إعداد عملياتنا لتكون تلقائية قدر الإمكان ، لذلك إذا كان هناك خمسة إجراءات للقيام بها ، فسيكون هناك إعداد للنموذج الذي سيؤدي إلى كل خطوة تالية ليتم تقديمها وتحميلها تلقائيًا."

الوجبات الجاهزة: يمكن أن تساعد الأتمتة على ربط التطبيق الجديد بكل شيء آخر يستخدمه فريقك ، لإنجاز المزيد بشكل أسرع.

تعلم كيفية بناء سير عمل متقدمة باستخدام Zapier الجديد متعدد الخطوات Zaps.

8. احصل على الجميع على متن الطائرة

إذا لم يستخدم فريقك التطبيق الجديد ، فليس هناك جدوى من تنفيذه. الاعتماد أمر بالغ الأهمية.

تقول مؤسِّسة المعلومات جيسيكا ليسين على أفضل وجه عند ربط تبني فريقها لأسانا:

"أعتقد أن معظم أنظمة إدارة المشاريع متشابهة للغاية. من المهم اختيار واحد ، والتشبث به وبناء ثقافة من حوله. كنت أعرف بعض الشركات التي كانت تستخدم أسانا ، لذلك قررنا الالتزام بها. عندما تجرّب شيئًا جديدًا ، ستكون هناك دائمًا أشياء للتعلّم ، أو قيود ، أو عقبات ، لذا أردنا فقط التحرك بسرعة واختيار واحد ".

ربما لم تختر أفضل تطبيق. ربما ليس هناك حقا أفضل التطبيق. ولكن بمجرد اختيار أداة ، اجعل الجميع يستخدمونها ، ولا تقلق بشأن البدائل. هذه هي الطريقة الوحيدة للحصول على أي فائدة من ذلك.

الوجبات الجاهزة: لا تعثر على تطبيق جديد فقط: تأكد من أن جميع أعضاء فريقك يستخدمونه.

9. التواصل ، والتواصل ، والتواصل

ربما تستخدم نفس الأداة ، لكن هل يستخدمها الجميع بنفس الطريقة؟ يحتاج فريقك إلى البقاء على نفس الصفحة لتجنب الاختناقات.

التواصل حول كل شيء فيما يتعلق باختيار البرنامج الخاص بك. أخبر فريقك عن سبب اختيار هذا التطبيق ، والمشكلة التي يحلها ، وكيفية استخدامها بفعالية في عملك. ربما أنشئ بعض الوثائق الداخلية التي تعلم فريقك عن كيفية استخدام التطبيق ، للتأكد من أن الجميع على الصفحة نفسها معه.

وإذا كان فريقك يواجه مشكلة في الاتصال بفاعلية ، فقد تحتاج إلى البدء في العملية واختيار تطبيق جديد للتعاون أيضًا. يقول ريان فانس ، رئيس قسم المحتوى في CreativeLive: "إن التعاون في الوقت الحقيقي هو أمر أساسي". لا تحتوي كل شركة ناشئة على إدارة المشروعات أو الموارد البشرية أو تطبيقات CRM ، ولكن كل شركة ناشئة تحدثنا إليها تحتوي على نوع من أداة الاتصال الداخلي.

يحتاج الجميع إلى طريقة بسيطة للتحدث مع فريقهم بسرعة - و 64٪ من الفرق التي تمت مقابلتهم استخدموا Slack لذلك. هناك خيارات أخرى أيضًا ، بما في ذلك Google Hangouts (تُستخدم بنسبة 19%) ، و Skype (12%) ، و HipChat 10%

لا يوجد سبب لإنفاق الكثير ، مع العديد من الخيارات. يقول فانس: "في رأيي ، يجب أن تدفع ما تحتاج إليه من أجل التواصل مع فريقك بفعالية ، ولكن عليك أن تظل في حدود المعقول والميزانية المخصصة للخدمات الأخرى" ، وبمجرد اختيار أداة ، اتبع نفس الخطوات ، تأكد من أن الجميع على متن الطائرة ويعرف كيفية استخدام أداة الاتصالات أيضًا ، بحيث يكون لديك وقت أسهل في الحصول عليها باستخدام التطبيق الجديد التالي الذي تضيفه إلى ذخيرتك.

الوجبات الجاهزة: تأكد من أن الجميع يعرف كيفية استخدام التطبيق الجديد - وما ينبغي استخدامه له.

10. مشاركة البرامج المفضلة لديك

يحب مؤسس Kinnek  ، Karthik Sridharan ، ثقافة "دفعها إلى الأمام" لمشهد بدء التشغيل. "لقد كان منعشًا جدًا لكوننا جزءًا من مجتمع أكبر حيث يشارك الناس المعلومات وتوصيات الأدوات" ، كما يقول.

اختيار البرامج عملية شاقة تستغرق وقتًا طويلاً ، تتضمن ساعات لا تحصى من الأبحاث والتجربة والخطأ ، ولا محالة بعض الفشل. لذلك ، شارك تجاربك وتعليقاتك الموضوعية فيما يتعلق بهذه الأدوات - إما على منصة مثل Stacklist ، أو أكثر عرضًا بين الأصدقاء.

يقول إيثان وانغر ، المؤسس المشارك لشركة RealLife Global: "نحن جميعًا في هذا الأمر معًا". بمجرد العثور على برنامج يناسبك ، ساعد زملائك من رجال الأعمال على تجنب عملية اختيار القناة الهضمية عن طريق مشاركة ما يناسبك.

وكما تقول Emma Weisberg ، الرئيس التنفيذي لشركة Blinkbuggy ، "أشعر وكأن حياتي كلها كمؤسس هي سباق مع الزمن. لذا ، فإن أي شيء يمكن أن يساعدني في أن أكون أكثر كفاءة ، وتوفير الوقت ، وإيجاد أفضل إجابة لي هو محل تقدير كبير ، وأي شيء يمكنني القيام به لمساعدة مؤسسين آخرين يكون أكثر كفاءة وأنا أكثر من سعداء بالقيام به. "

الوجبات الجاهزة: بمجرد العثور على تطبيق يناسبك ، أخبر الآخرين به لمساعدتهم على تبسيط عملية اكتشاف البرامج