كيفية اختيار برنامج تطبيقي لعملك

كيفية اختيار برنامج تطبيقي لعملك

إذا كنت تفكر في الاستثمار في البرامج ، فمن المهم النظر في بعض النقاط الرئيسية التي يمكن أن تساعدك على اختيار الحل المناسب لعملك. يجب عليك عدم مراجعة متطلبات عملك الحالية فحسب ، بل يجب أن تضع في اعتبارك ما ستحتاجه شركتك في المستقبل. ضع في اعتبارك كيف يمكن للبرنامج أن يساعد عملك على التكيف مع التغييرات والنمو.

توثيق عمليات عملك قبل البحث عن البرنامج التطبيقي

يمكن أن تجعل الرسوم البيانية توثيق أعمالك أسهل ، على سبيل المثال ، استخدام مربعات العمليات والأسهم لعرض المستندات والفواتير وغيرها ، والدخول أو الخروج من العمليات.

سيساعدك توثيق نشاطك التجاري بهذه الطريقة على:

·        تحديد المجالات التي يمكن للبرامج الجديدة من خلالها تحسين عمليات عملك

·        شرح عملك ومتطلباته للموردين المحتملين عند شراء البرمجيات

إختر الحلول البرمجية وسجلها في قائمة مختصرة

قارن قائمة المتطلبات الخاصة بك مع المعلومات التي لديك عن كل حزمة. إستبعد جميع الحزم التي لا يمكنها تلبية متطلبات "يجب أن تكون لديك". من البقية ، اختر النوع الذي يوفر أكبر عدد من الميزات المفيدة و "اللطيفة" لديك بسعر يمكن أن تتحمله شركتك.

تكاليف اضافية

بالإضافة إلى سعر البرنامج ، يجب أن تفكر أيضًا في تكاليف الدعم وتكاليف الترقية المستقبلية والحاجة إلى ترقيات الأجهزة لاستخدام البرنامج الخاص بك بأثر كامل.

الملاءمة في المستقبل

يجب عليك أيضًا محاولة تحديد ما إذا كان هذا البرنامج لا يزال مناسبًا لتطور نشاطك التجاري. على سبيل المثال ، ينبغي أن يكون النظام قادراً على التعامل مع زيادة عبء العمل في حالة نمو قاعدة عملائك.

الترخيص

تأكد من شراء البرامج المرخصة والحفاظ على سلامة إثبات الملكية الخاصة بك ، مثل الأقراص المضغوطة الأصلية للتوزيع أو شهادة الأصالة المصغرة. تعرّف على المزيد من الأنواع المختلفة لتراخيص البرامج للأعمال.

احصل على مساعدة في تقييم متطلبات البرامج الخاصة بك

هناك العديد من الطرق للحصول على المشورة والدعم عند اختيار البرنامج ، بما في ذلك:

• الجمعيات المهنية والتجارية

• برامج أو استشارات الأعمال

• بائعي البرامج - ولكن ضع في اعتبارك أن هؤلاء قد لا يقدمون نصيحة غير متحيزة

• الصحافة الكمبيوتر - يمكن أن تكون مجلات مثل Computer Weekly و Computing طريقة جيدة للحصول على معلومات حول القضايا الأساسية ، حتى تعرف الأسئلة الصحيحة لطرحها

بحاجة الى برامج جديدة؟ اختر البائع المناسب لاحتياجات عملك مع هذه الخطوات

اليوم ، تستخدم الشركات والمؤسسات من جميع الأحجام والصناعات أدوات البرمجيات للمساعدة في إدارة مبيعاتها وعملياتها اليومية. من تعقب العملاء إلى عمليات سلسلة التوريد ، تعتبر هذه الأدوات جزءًا لا يتجزأ من مساعدة الشركات على العمل بكفاءة من أجل النمو والتوسع في الحجم والأرباح.

هذا هو السبب في أن العواقب المالية والتشغيلية المحتملة لقرار فقير أو متسرع عند شراء البرامج يمكن أن يكون هائلاً. لا يعد التعاقد مع بائع البرامج استثمارًا صغيرًا ، مما يتطلب تكاليف صيانة مسبقة كبيرة على مدار عمره. للتأكد من تحديد البرنامج المناسب ، يمكنك إلقاء نظرة فاحصة على متطلباتك التشغيلية والنمو المتوقع للعثور على أفضل تطابق لاحتياجاتك ، بدلاً من اختيار البائع الذي يبدو أنه يعرض أكثر الميزات جاذبية أو أقل سعر.

هناك خطوات يمكنك اتخاذها لتقييم احتياجاتك وتقييم البرامج وفحص الموردين المحتملين وإدارة التنفيذ للمساعدة في تخفيف نقاط الألم الشائعة والتخلص من التكاليف غير الضرورية. يجب أن تأخذ عملية تقييم البرامج هذه نظرة مفصلة على المناطق التالية للعثور على التطابق المناسب لمؤسستك.

تحديد احتياجات العمل

قبل اختيار أو حتى إجراء مقابلة مع أحد موردي البرامج ، ضع في اعتبارك كيفية عمل مؤسستك حاليًا وتحديد ما يميزها في السوق. انظر إلى أنظمة إدارة علاقات العملاء والمحاسبة والتنبؤ.

يمكن أن تساعد هذه العملية الشركة على تحديد:

• متطلباتك الفريدة

• ما الذي تأمل في تحقيقه اليوم باستخدام أداة إدارة عمليات الأعمال الجديدة

• كيفية استيعاب ومساعدة النمو على الطريق

كما يساعد جمع المتطلبات الدقيقة والشاملة المؤسسات في مقاومة الميزات المبهرجة التي لا تدعم احتياجات المؤسسة.

عملية اختيار الموردين

يمكن أن يكون الحجم الهائل للباعة المتوفرين مربكًا ، خاصة عندما يقدم الكثيرون أنواعًا مماثلة من حزم البرامج. من الأهمية بمكان فحص كل بائع وعرض برامج لضمان حصول مؤسستك على أفضل خيار متاح لاحتياجاتك. في حين أن هذا قد يكون مغريًا ، إلا أنه لا ينبغي أن يكون تمرينًا سريعًا.

قبل إجراء مقابلة مع البائعين ، قم بتطوير طلب اقتراح (RFP) يحدد القواعد والمتطلبات. سيستخدم الموردون طلب تقديم العروض هذا لإظهار مدى استطاعتهم تحقيق المعايير التي وضعتها. يمكن استخدام هذه الردود لإنشاء قائمة قصيرة من البائعين.

بعد ذلك ، ستحتاج إلى رؤية مظاهرات لتطبيقات البرامج من قائمتك القصيرة. لتشجيع الحصول على معاينة دقيقة بدلاً من الدفع التسويقي ، قم بتقديم برنامج نصي لكل بائع يطالب برد تفصيلي حول كيفية أداء البرنامج وبرامجه لتناسب احتياجاتك وبيئتك. يجب أن يشتمل البرنامج النصي على العمليات الحالية لمؤسستك والنمو المستقبلي وكذلك سيناريوهات الاستخدام.

مع الانتهاء من هذه المظاهرات ، يجب على المنظمة وفريقها الاستشاري إعطاء كل بائع درجة لتحديد الاختيار النهائي. بالإضافة إلى ما يظهر في طلب تقديم العروض والعروض التوضيحية ، يجب على الشركات أيضًا تقدير هذه المعايير:

• متى كان البائع في الأعمال التجارية

• ما إذا كان البائع ينمو أو يقلل

• إذا كان لديه فريق دعم يمكن أن يساعد بشكل صحيح بعد التنفيذ

التفاوض على عقد البائع

مثل أي اتفاقية عمل ، يجب أن تكون المنظمات على دراية كاملة بشروط وأحكام العقد مع بائع جديد وأي التزامات لإنهاء عقد مع مورد سابق. بنود أخرى لفهمها والتفاوض بشأنها بعناية:

• مسؤولية

• من سيملك البيانات الموجودة في النظام

• ما إذا كان سيتم الدفع عند تقديم الخدمات أو الوقت المستغرق

تنفيذ النظام

يمكن أن تبدأ عملية التنفيذ بمجرد اختيار أحد موردي البرامج ويتم التفاوض على شروط العقد. هناك الكثير من التنسيق على هذا المستوى. تختار بعض الشركات العمل مع شريك التنفيذ الذي يمكنه التنسيق بين الجوانب الفنية والتجارية. قد يشمل هذا:

• ضمان عمل جميع الميزات الضرورية في البرنامج معًا بطريقة سلسة وسهلة الاندماج في العمليات اليومية

• تشغيل حالات اختبار التنفيذ لتحديد ما إذا كان هناك ما يبرر التهيئة الإضافية لتناسب احتياجاتك

أبعد من التنفيذ ، قم بإجراء عمليات تقييم للبرامج على فترات منتظمة للتحقق مما إذا كانت الأنظمة تدعم العمليات التجارية بشكل صحيح. يتضمن ذلك تشغيل دورة نشاط المؤسسة لتسليط الضوء على احتياجات إعادة التكوين. بالإضافة إلى ذلك ، على الأقل مرة واحدة في السنة - إن لم يكن أكثر تكرارًا - تتطلب حزمة البرامج ترقيات نظام التشغيل. عند حدوث هذه الترقيات ، أعد تشغيل حالات الاختبار من مرحلة التنفيذ الأولية لتحديد ما إذا كانت ترقيات البرنامج تعمل أو إذا كانت هناك حاجة لإجراء تعديلات.