تحليل الفجوة للإستراتيجية
ستقوم الشركة بسرد العوامل التي تحدد حالتها الحالية ، وتحديد العوامل المطلوبة للوصول إلى الحالة المستهدفة ، ثم تحديد كيفية سد "الفجوات" بين الحالتين ونقوم بما يلي :
• يقيس الفرق بين الحالات الحالية والمستقبلية.
• يقارن القوى العاملة عبر مجموعة من الأبعاد.
• أمثلة على أبعاد الفجوة (يجب إنشاؤها لتناسب إستراتيجية مؤسستك بشكل أفضل):
1- التوافق مع الإستراتيجية
2- القدرات
3- مجموعات توريد القوى العاملة ،
4- مستوى (مستويات) المهارة
5- معدلات الفصل
6- صعوبة الاحتفاظ
• ليست كل الفجوات متساوية
• حدد الفجوات حسب الأولوية لتناسب احتياجات مؤسستك.
• ليس من الضروري سد جميع الفجوات.
• يغذي تحليل الفجوة مرحلة تخطيط العمل حيث نضع أهدافنا الحاسمة والقابلة للقياس
الهدف من تحليل الفجوة
"يحدد تحليل الفجوة" المسافة بين مكان وجودنا والمكان الذي نريد أن نكون فيه ، ويعمل كوسيلة لربط تلك المساحة. يتم إجراء تحليل الفجوة لتحديد الفرق بين الحالة الفعلية والحالة المستقبلية المرغوبة للنظام.
إذن ، أين نبدأ؟
هناك عدة
طرق لإجراء تحليل الفجوة ...
•
مسح
التوقعات الاستقصائية واستقصاء التصورات
تم تطوير هذه الأداة بواسطة Parasurman و Zeithamel و Berry لتقييم جودة الخدمات
الأدوات الإحصائية هي سلسلة من الأسئلة لتظهر 5 فجوات بشأن :
ü
الأشياء الملموسة ... ستظهر تلك الفجوة
الفرق بين توقعات العملاء الفعلية ، وما تراه الإدارة على أنه توقعات العملاء
ü
والموثوقية ... الفجوة هذه هي الاختلاف في توقعات
المديرين لجودة الخدمة ، ومواصفات جودة الخدمة الفعلية
ü
والاستجابة ... تقديم خدمات كاملة غير مضمونة ،
حتى لو تم تحديد مواصفات الخدمة ، بسبب : تأخر التدريب ، والإعداد له ، وتنفيذ
التدريب
ü
والتأكيد ... توضح هذه الفجوة الاختلافات بين
تقديم الخدمات ، والاتصالات الخارجية مع العميل
ü
والتعاطف ... هذه هي الفجوة التي تظهر الاختلافات
في الخدمة المتوقعة ، والخدمة المتصورة
ماذا نفعل بهذا الاستطلاع؟
•
ندير
الاستطلاع للعملاء والإدارة
•
النتائج
سوف تظهر الاختلافات في التصورات بين:
Ø
العملاء
Ø
المديرين
Ø
الموظفين
Ø
المديرين
والعملاء
وإذن ، أين نبدأ؟
علينا إصلاح الفجوات 1 و 2 و 3 و 4
قبل أن نتمكن من إصلاح الفجوة 5 ... يمكنك تحقيق ذلك من خلال تصميم أنظمة مدروسة
بعناية ، واتصالات جيدة ، وموظفين مدربين جيداً لتقديم خدمة عملاء جيدة ومستمرة
•
SAGA (تحليل فجوة
التقييم الذاتي)
•
تم تصميم
طريقة تحليل الفجوة هذه بواسطة AMP Inc.
•
بدلاً من
إرسال استبيان ، فإن SAGA هي
عملية تستخدم لإلقاء نظرة فاحصة على عمليات المؤسسة
•
تشبه إلى
حد كبير تقييم Baldrige ، فهو يمنح كل شخص
مرتبط بمؤسسة (موظفون وعملاء وشركاء وموردون) فرصة للمشاركة
من اين نبدأ؟
•
تبدأ SAGA بإلقاء نظرة على الفئة الأولى من معايير Baldrige.
•
بعد ذلك ،
تريد الشركة معالجة ما ستفعله شركة مثل Baldrige في وضعهم
•
ثالثًا ،
يمكنك مراجعة كيفية مقارنة شركتك فعليًا بشركة Baldrige.
القيادة ...
تبحث هذه الفئة في كيفية تحديد القادة في الشركة
للاتجاهات ، وإنشاء قيم واضحة ، وتوصيل توقعات الأداء ، والتركيز على العملاء
وأصحاب المصلحة ، وتشجيع التعلم المستمر في المؤسسة
ماذا ستفعل شركة شبيهة بـ بالدريج؟ ...
ستستمع الإدارة
إلى الموظفين وتتحدث معهم حول :
- القيم
- الاتجاهات
- التركيز على العملاء
- الحاجة إلى التعلم المستمر
- ستجعل الإدارة من المعروف أن جميع المعلومات المهمة ستصل إلى الجميع
- سيكون للإدارة طريقة لمراجعة الأداء وإجراء تعديلات على الأداء
- ستشارك الإدارة (الموردين والشركاء والعملاء) عندما يعدلوا أهدافهم
كيف تقاس شركتك؟
- هل لديك بيان مهمة ورؤية؟
- من شارك في تطوير تلك البيانات؟
- كيف يتم توصيل هذه البيانات في جميع أنحاء المنظمة؟
- هل لديك بيان مهمة ورؤية؟
- من شارك في تطوير تلك البيانات؟
- كيف يتم توصيل هذه البيانات في جميع أنحاء المنظمة؟
- هل لديك بيان مهمة ورؤية؟
- من شارك في تطوير تلك البيانات؟
- كيف يتم توصيل هذه البيانات في جميع أنحاء المنظمة؟
تبحث هذه الفئة في كيفية إظهار المنظمة لوعيها
بمسؤولياتها العامة وتجعل هذه المسؤوليات جزءًا من العمليات اليومية ...
ماذا ستفعل الشركة مثل ما تفعل بالدريج؟
· أن يكون لديك سياسات قوية تعزز المسؤوليات الاجتماعية
والمواطنة الصالحة.
·
راجع
بانتظام العمل المخطط له وكيف يؤثر على الجمهور.
·
التصرف
بشكل استباقي لتقليل التأثيرات العامة قبل حدوثها.
·
تعيين
كبار القادة الذين يقومون بشكل روتيني بترقية وتعزيز وتدريب ومراقبة السلوك
القانوني والأخلاقي للموظفين.
كيف تقاس شركتك؟
·
كيف تتوقع
اهتمامات الجمهور بالمشاريع الحالية والمستقبلية؟
·
هل تشجع
قيادة المنظمة الموظفين على المشاركة في أحداث الموظفين والأنشطة الخارجية ودعمها؟
·
ماذا تفعل
للمجتمع؟
·
هل انت
جارة جيدة؟
ملاحظة :
نظرًا للقيود الزمنية ، قمنا بتغطية قسمين فقط في أقسام معايير جائزة بالدريج. من أجل تقييم شركتك حقًا ، عليك مراجعة كل قسم من المعايير وطرح أسئلة موجهة نحو شركتك
تقييم :
بمجرد مقارنة
مؤسستك مع تلك الخاصة بمعايير Baldrige ،
سترى المواضع التي توجد بها فجوات في شركتك ، أو
المجالات التي يمكن تحسينها
خطوات في تحليل
الفجوة (جزء
أول)
·
جولة في
المرفق ... أولاً: تحديد الأنشطة والمنتجات والخدمات (السبب
الرئيسي لوجود المنشأة ، أنشطة الدعم ، ثانياً: تطوير صورة شاملة للمنشأة (خرائط ،
الصور ، قوائم المباني والمنظمات)
·
مراجعة ملف ... بيانات
السياسة البيئية ، بيانات السياسة الأخرى ، بيانات مهمة ، إجراءات التشغيل الموحدة
، أوصاف الموقف ، الخطط البيئية ، مواد تدريبية
·
مقابلات الموظفين ... تحديد
الهيكل التنظيمي ، تحديد المتطلبات لتحقيق المهمة ، تحديد وعي الموظفين بمعايير
إدارة المؤسسة ، التوعية بالبرامج والأهداف البيئية
·
تحديد وتوثيق
الفجوات ... قارن مع عناصر معايير إدارة المؤسسة ، ضع قائمة
بالإجراءات المحددة لسد الفجوات
خطوات في
تحليل الفجوة (جزء ثاني)
· نظام المراجعة ... مراجعة نظام المعلومات الحالي أو
التطبيق لفهم المعالجة أو الميزات أو النظام المعمول به حاليًا.
·
تطوير المتطلبات ... تطوير
المتطلبات التي يحتاجها "النظام الجديد". قد يكون هذا في شكل هدف
استراتيجي ترغب المنظمة في تنفيذه. قد يسمح هذا الهدف الاستراتيجي المنظمة لزيادة
مزاياها التنافسية ، أو تحسين التكنولوجي
وكفاءة ممارساتهم والإجراءات.
·
المقارنة ...
•
مقارنة بين العنصر الحالي في النظام ومتطلبات
النظام الجديدة أو الأهداف ستعطي فكرة عما إذا كان يوجد ملف
"فجوة". إذا كانت هناك فجوة
سيكون هناك تناقضات بين ما تريده
المنظمة وما لديهم بالفعل.
•
يسمح لنا تحليل الفجوة باكتشاف كيف للانتقال من
حالة إلى حالة جديدة. هذه قد تتخذ المقارنة شكل عمود "فجوة - نعم / لا"
(انظر مثال جدول تحليل الفجوة أدناه) ، لتحديد مكان وجود الفجوات لكل عنصر.
·
الآثار ... الآثار
المترتبة على إدخال العنصر قيد التقييم. مخاطر وآثار إدخال / تنفيذ البند. مزيد من
المعلومات حول هذه الخطوة موجودة في المورد تطوير خطط العمل.
·
التوصيات ... تتمثل
الخطوة الأخيرة في تحليل الفجوة في تقديم توصيات لتحديد العناصر أو الحلول اللازمة
"لسد" الفجوة ، في حالة وجود فجوة. مزيد من المعلومات حول هذه الخطوة
واردة في الموارد تطوير خطط العمل.
تحسين إجراءات العمل BPI
يعد تحليل الثغرات حلاً فعالاً لتحسين عمليات الأعمال BPI والمشتريات التكنولوجية ومشاريع التخطيط الاستراتيجي. نظرًا لأن الأعمال التجارية تفي بالغرض منها من خلال الخدمات التي تقدمها ، فقد يتم استخدام BPI من قبل أي شركة أو مؤسسة ذات توجه خدمي ... سواء كان ذلك من أجل الربح ، أو منظمة غير ربحية ، أو وكالة حكومية ، أو أي قلق مستمر آخر. يستخدم تحليل الثغرات في BPI لتحديد الاحتياجات المتصورة التي لا يستطيع النظام الجديد لممارسة الأعمال تلبيتها والتي لا تدعمها عمليات الأعمال الحالية.
يمكن تحقيق التنقل الناجح من (As Is to the To Be ) من خلال استخدام تحليل الفجوة. يمكن أن يؤدي الاستخدام الفعال لتحليل الفجوة إلى تقليل المخاطر بشكل فعال وتقليل تكاليف جهود BPI . تحليل الثغرات هو مفتاح نجاح BPI في بيئة الأعمال والتكنولوجيا اليوم.
كيف تجري "تحليل الثغرات" ؟
1. تحديد
حالتك المستقبلية
أولاً ، حدد
الأهداف التي تحتاج إلى تحقيقها. يمنحك هذا حالتك المستقبلية - "المكان"
الذي تريد أن تكون فيه بمجرد الانتهاء من مشروعك.
2. تحليل
الوضع الحالي الخاص بك
لكل هدف من
أهدافك ، قم بتحليل وضعك الحالي
3. تحديد
كيفية سد الفجوة
بمجرد أن تعرف حالتك المستقبلية ووضعك الحالي ، يمكنك التفكير فيما عليك القيام به لسد الفجوة والوصول إلى أهداف مشروعك.
إجراء تحليل الفجوة
يجب أن يكون المحللون على دراية بإطار عمل نظام إدارة العمليات ... انتظر عدة أيام لإكمال جمع البيانات ... قم بإعداد تقرير موجز وقدمه للمشاركين
تحليل الحالة الحالية
ما هي
قيمة تحليل الوضع الحالي؟ ... يضع تحليل الوضع الحالي أساسًا
لعملية التخطيط الاستراتيجي للقوى العاملة ونقطة مقارنة لتحليل الفجوة.
كيف يتم دمج شرائح المواهب المحورية في تحليل الحالة الحالية؟ ... ستكمل نموذجًا لكل مجموعات دور محورية يتضمن معلومات كمية ونوعية عن جميع الأفراد في وكالتك
برجاء إتباع المناهج العلمية عند تحليل الفجوة الإستراتيجية ، لأن تلك المناهج والمذكور بعضها في هذه المقالة ، عمل عليها خبراء كثير من الوقت والجهد حتى تحققت جودتها ، وهي توفر عليك أخطاء النتائج لو إعتمدت فقط على خبراتك المهنية أو تجاربك الذاتية
ردحذف