إدارة المشروعات وخريطة جانت

 

إدارة المشروعات وخريطة جانت

إدارة المشروع هي عملية قيادة عمل الفريق لتحقيق جميع أهداف المشروع ضمن القيود المحددة. عادة ما يتم وصف هذه المعلومات في وثائق المشروع ، التي تم إنشاؤها في بداية عملية التطوير. القيود الأساسية هي النطاق والوقت والميزانية. يتمثل التحدي الثانوي في تحسين تخصيص المدخلات الضرورية وتطبيقها لتحقيق الأهداف المحددة مسبقًا.الهدف من إدارة المشروع هو إنتاج مشروع كامل يتوافق مع أهداف العميل. في كثير من الحالات ، يكون الهدف من إدارة المشروع هو أيضًا تشكيل أو إصلاح موجز العميل لمعالجة أهداف العميل بشكل عملي. بمجرد تحديد أهداف العميل بوضوح ، يجب أن تؤثر على جميع القرارات التي يتخذها الأشخاص الآخرون المشاركون في المشروع ، على سبيل المثال ، مديرو المشروع والمصممين والمقاولين والمقاولين من الباطن. أهداف إدارة المشروع غير محددة بدقة أو شديدة الوضوح تضر بعملية صنع القرار.

مقدمة ومفاهيم عن إدارة المشروعات

(إدارة المشروعات Project Management‏) ، هو تخصّص يتعلّق بتنظيم وإدارة الموارد، مثل الموارد البشريّة، بالطريقة التي تمكّن إنجاز المشروع باحترام مضمونه المحدد وبمراعاة عوامل الجودة والتوقيت والتكلفة.

تعريف المشروع

المشروع هنا هو عملية أو نشاط مقيد بزمن، أي له تاريخ بداية وتاريخ نهاية، يتم القيام به مرة واحدة من أجل تقديم منتج ما أو خدمة ما بهدف تحقيق تغيير مفيد أو إيجاد قيمة مضافة. وهناك تعارض ما بين خاصية كون المشروع أمرا مؤقتا لمرة واحدة، وبين ما تتسم به العمليات الإدارية أو التشغيلية التي تجري بشكل دائم أو شبه دائم من أجل تقديم نفس المنتج أو الخدمة مرارا وتكرارا. ولا تتطلب إدارة المشروعات بالضرورة نفس المتطلبات التي تتطلبها إدارة العمليات الإدارية والتشغيلية الدائمة، سواء من ناحية المهارات الفنية المطلوبة أو فلسفة العمل، ومن ثم فقد نشأت الحاجة إلى بلورة إدارة المشروعات.

المصاعب والتحديات

 التحدي الأول لإدارة المشروعات هو ضمان أن يتم إنجاز المشروع مع الالتزام بقيود محددة، أما التحدي الثاني الأكثر طموحا فهو تحقيق الوضع الأمثل والأنسب ، أو ما يعرف (بالاستمثال Optimization‏) ، فيما يتعلق بتخصيص المدخلات المطلوبة من أجل ملاقاة الأهداف المحددة سابقا. هناك تعريف مناسب للمشروع على إنه  : مجموعة من الأنشطة التي تستخدم الموارد (سواء المال أو البشر أو الخامات أو الطاقة أو المساحة أو الترتيبات أو الاتصالات أو الجودة أو المخاطر أو ما إلى ذلك) من أجل تحقيق أهداف محددة سابقا.

طريقة المسار الحرج

طريقة المسار الحرج هي أداة تعتمد على الشبكات والتي تنمذج نشاطات المشروع وعلاقتها بما قبلها وما بعدها. يعرف التخطيط على أنه تطوير هيكلية سير العمل لنشاطات المشروع، أما الجدولة فهي تعنى بحساب متغيرات النشاطات (مثال: الزمن، الكلفة، عدد الأشخاص)، أما التحكم بالمشروع فيعني مراقبة الجدول أثناء تنفيذ المشروع وتحديث وتعديل طرق العمل أو الجدول وفقا لذلك.

تخطيط المشروع

يتطلب تخطيط المشروع تطوير هيكلية العمل، والتي ستصبح فيما بعد أساس نموذج تواصل المشروع. من الممكن استخدام هذا النموذج لاحقاً في تقييم المشروع عن طريق مقارنته مع المقاييس النظامية للكفاءة. التخطيط بالضرورة يحتاج الي محاذاة اهداف المشروع مع استراتيجية المنظمة ومن ثم وضع مؤشرات اداء رئيسية لمتابعة الاداء.

مقاييس كفاءة المشروع

إن المقاييس الثلاثة لكفاءة أي مشروع هي الوقت، الكلفة والجودة، وغالباً ما يكون الهدف العام للمشروع هو تنفيذ المشروع في أقصر وقت وأقل كلفة وأعلى جودة. بشكل واقعي فإن هذه الأهداف تتعارض مع بعضها البعض، حيث في معظم الحالات يتطلب إنهاء المشروع في وقت أقصر استثمارات أكبر وبالتالي كلفة أعلى وكذلك الأمر في حال طلب جودة تنفيذ عالية. لذلك يكون على المدير إيجاد حل عام مناسب عن طريق الموازنة بين تحقيق الأهداف الثلاثة.

الموازنة بين الوقت والكلفة

من أجل جودة محددة لنشاط معين، يقوم المدير باستخدام المواد والمعدات والعمال اللازمين لتحقيق هدف النشاط ضمن حدود أقل كلفة. وعلى اعتبار أن كل نشاط يجب أن ينفذ في أقل كلفة، فإن كامل المشروع سينفذ عند أقل كلفة إجمالية. ولكن من أجل تقصير الزمن اللازم لأحد الأعمال فإنه غالباً ما تزداد كلفة العمل. قد يحقق هذا بزيادة عدد العمال، أو طلب عمل ساعات إضافية من العمال الحاليين أو شراء آلات وأجهزة أعلى كفاءة. ولكن لكل عمل هناك زمن أقصر لا يمكن تجاوزه مهما ارتفعت الكلفة يسمى هذا باسم "زمن التصادم" Crash

علاقات الأعمال

هناك علاقتين محتملتي الحدوث بين زوج من الأعمال في شبكة المشروع:

1. أحد الأعمال يسبق العمل الآخر مباشرة
2. أحد الأعمال يجب أن يتبع العمل الآخر مباشرة

إن لم توجد علاقة السابق واللاحق بين الأعمال فمن المفترض أن الأعمال تتم بشكل متوازي. تنتج علاقة السابق واللاحق بين الأعمال بسبب القيود المطلقة الفيزيائية والتقنية، عوامل الأمان، الأمور القانونية، والظروف الطارئة مثل محدودية الموارد، طرق العمل أو التمويل. يقوم مدير المشروع في البداية بوضع خطة العمل في المشروع بناء على الظروف المطلقة، وتضاف الظروف الطارئة إلى خطة العمل عند الحاجة بهدف الوصول إلى هدف المشروع، لكن يجب على المدير توقعها ووضعها في اعتباره لتفادي أي تأخير في تغيير الخطط عند الحالات الطارئة.

هيكلية تقسيم العمل

هيكلية تقسيم العمل لمشروع ما هي جدولة جميع النشاطات الفردية التي تكون المشروع، فترات هذه النشاطات وعلاقاتها السابقة واللاحقة. يجب أن تكون النشاطات بأقل كلفة وأقل طريقة عرضة للمشاكل والظروف الطارئة ليتم استخدامها في المشروع. وعليه فإن كان الجدول الناتج من هيكلية تقسيم العمل الأولية قابلاً للتنفيذ فإنه سيكون أمثل جدول عملي. في حال لم يكن الجدول قابلاً للتنفيذ بسبب ظروف الوقت أو الموارد المتاحة، فإن المدير يضطر لتعديل الجدول للوصول إلى قابلية التنفيذ بأقل كلفة ممكنة.

خطوات إدارة المشروعات ... 

أولاً : التخطيط ...

مع الانتهاء من ورقة عمل التخطيط وميثاق المشروع ، تكون مرحلة البدء قد اكتملت. حان الوقت الآن للتخطيط للصواميل والمسامير في مشروعك. عند بناء خطتك ، تذكر:

•       كل شيء في الخطة هو توقع.

•       الحقيقة الوحيدة التي تعرفها على وجه اليقين هي أن خطتك بالتأكيد ليست صحيحة بنسبة 100٪.

•       يجب بناء الطوارئ للتعامل مع حالة عدم اليقين.

ثانياً : إدارة التوقعات ... 

سيكون لكل صاحب مصلحة وكل عضو في فريق المشروع توقعات مختلفة. بصفتك مدير المشروع ، فأنت بحاجة إلى إدارتها جميعًا. ستؤدي التوقعات غير المُدارة إلى حدوث تعارض ويمكن أن تؤدي إلى فشل المشروع. تنقسم التوقعات إلى أربع فئات رئيسية ، كما يظهرها الرسم بعاليه (الوظائف ، الجهد وقت وتكلفة ، تاريخ التسليم ، الجودة) ...

يجب معالجة التوقعات الخاصة بكل مجال في بيان العمل وورقة عمل تخطيط المشروع وميثاق المشروع ، ومن المهم مراجعة هذه الوثائق بشكل دوري ، ويجب أن تشمل نقاط التفتيش الرئيسية ما يلي :

1.   هل يتمتع كل شخص مشارك بنفس الفهم للمشروع؟

2.   توضيح المسؤوليات كما تم تعيينها

3.   توضيح النتائج والإطار الزمني

4.   توضيح المتطلبات والميزانيات

5.   فهم الميزانية وجدولة الروابط

6.   التواصل مع كل شخص ذي صلة

ثالثاً : إنشاء قائمة المهام ...

  لبدء عملية تخطيط الصواميل والمسامير ، يجب عليك أولاً إعداد قائمة بجميع المهام التي سيتم القيام بها. لنفترض أنك سترسم غرفة. قد تشمل المهام ما يلي:

•  الحصول على عينات الطلاء

•  اختر لون الطلاء

•  قم بإزالة كل الأثاث

•  خلع تقليم

•  تقليم الدهان

•  ضع الطبقة الأولى

•  ضع الطبقة الثانية

•  ضع القطع مرة أخرى

•  أعد تركيب كل الأثاث

مدى تفصيل قائمة المهام متروك لك. نقترح كتابة قائمة المهام بالطريقة التي ستنجزها. على سبيل المثال ، إذا كنت ستضع الطبقة الأولى من الطلاء بنفسك ؛ قد ترغب في تضمين جميع الخطوات ، مثل ملء الشقوق ، والصنفرة ، والشريط ، وما إلى ذلك. ومع ذلك ، إذا كنت تتعاقد مع المهمة ، فقد يكون "تطبيق الطبقة الأولى" هو العنصر الوحيد الذي تحتاج إلى مراقبته. (ربما لن يقدّر رسامك أن تتم إدارته بشكل دقيق!)

رابعاً : تقدير الوقت في جدول زمني ...

عند بناء جدولك الزمني ، لا تخمن المرات أبدًا. اجمع المعلومات الأكثر موثوقية الممكنة واستخدم صيغة علمية للحصول على أفضل تقدير. كلما كانت تقديراتك أفضل ، كانت خطتك أكثر موثوقية.

إتبع المعادلة التالية ، لتقدير الوقت :

الوقت المقدر = [الوقت المتفائل + 4 (الوقت المحتمل) + الوقت المتشائم] / 6

قم بإعداد جدول زمني ، وإسرد مهامك ، وإملأ الوقت المقدر لكل منها. يمكن سرد الوقت بالدقائق أو الساعات أو الأيام أو الأسابيع أو الأشهر أو السنوات. يجب أن تحافظ على نفس النطاق الزمني لكل مهمة. بعد ذلك ، حدد أفضل وأسوأ تقديرات الحالة. الآن ، لكل مهمة ، قم بالتعويض عن الأرقام في الصيغة الواردة أعلاه. والنتيجة هي الوقت المقدر.

المهمة	الوقت المحتمل	الوقت المتفائل	الوقت المتشائم	الوقت المقدر
1. الحصول على عينات الطلاء
2. اختر لون الطلاء
3. قم بإزالة جميع الأثاث
4. خلع تقليم
5. Paint trim
5. تقليم الطلاء
6. ضع الطبقة الأولى
7. ضع الطبقة الثانية
8. أعد التقليم
9. أعد كل الأثاث

 

رابعاً : تقدير الموارد في الجدول ...

الآن وقد اكتملت قائمة المهام ، حان الوقت لتحديد الموارد التي سيتم استخدامها لإنجاز المهام. في إدارة المشروع ، تعني "الموارد" الأشخاص والمواد والأموال. في الوقت الحالي ، دعنا نركز فقط على الأشخاص والمواد - سننظر إلى المال بعد قليل. تتمثل إحدى الطرق الشائعة لإدراج الموارد في سرد المهام والوقت المقدر والموارد المطلوبة ، وكل ذلك في نفس الجدول. لقد بدأنا مثالا هنا.

المهمة	الوقت المحسوب	الأفراد المطلوبين	المواد المطلوبة
1. الحصول على عينات الطلاء	1 hour	Me, Joe	سيارة
2. اختر لون الطلاء	2 hours	Me, Joe	عينات الطلاء
3. قم بإزالة جميع الأثاث	1 hour
4. خلع تقليم	½ hour
5. Paint trim	1 hour
5. تقليم الطلاء	2 hours
6. ضع الطبقة الأولى	2 hours
7. ضع الطبقة الثانية	½ hour
8. أعد التقليم	1 hour
9. أعد كل الأثاث	1 hour

 

إن مدى التفاصيل التي تحصل عليها مع قائمة الموارد الخاصة بك أمر متروك لك. بالنسبة لموارد الأشخاص ، تأكد من تضمين جميع الأشخاص الذين سيقضون وقتهم في المشروع ، حتى أنت.

خامساَ : تقدير التكاليف في الجدول ...

خطوتنا التالية هي إضافة معلومات التكلفة إلى طاولتنا. تأكد من تضمين معلومات الراتب للجميع ، حتى أعضاء فريق المشروع ، ولتضمين معلومات تكلفة البند لكل مورد مادي. إذا كنت تقوم بمشروع منزلي (كما نحن هنا) ، فلن تكون معلومات الراتب ضرورية.

المهمة	الوقت المحسوب	الأفراد المطلوبين	التكلفة المقدرة للأفراد	المواد المطلوبة	التكلفة المقدرة للموارد
1. الحصول على عينات الطلاء	1 hour	Me, Joe	$0	سيارة	$10 (gas)
2. اختر لون الطلاء	2 hours	Me, Joe	$0	عينات الطلاء	$0
3. قم بإزالة جميع الأثاث	1 hour
4. خلع تقليم	½ hour
5. Paint trim	1 hour
5. تقليم الطلاء	2 hours
6. ضع الطبقة الأولى	2 hours
7. ضع الطبقة الثانية	½ hour
8. أعد التقليم	1 hour
9. أعد كل الأثاث	1 hour

 

إعداد جدول زمني ... Gantt chart

خَريطة الجدول الزمني هي عبارة عن رَسم بياني يوضح الجدول الزمني لعمل ما ، مثل مشروع إنشائي أو عملية صيانة أو عملية تطوير أو مشروع تطوير وتصنيع وتسويق مُنتج جديد .. هذه الخريطة تَستخدم الخطوط العرضية Bars لتُوضح الزمن الذي تستغرقه كل خطوة من خطوات المشروع ومتى تبدأ ومتى تنتهي .. وبالتالي فهذه الخريطة تساعدنا على التخطيط للمشروع وعلى نقل هذا التخطيط لمديرينا وزملائنا وكل من له علاقة بالمشروع .. هذه الخريطة تُعتبر وسيلة جيدة جداً في متابعة تَطور الأعمال وعرض هذه المتابعة بشكل يسهل إستيعابه بسرعة .. فيمكننا أن نستخدم خطوطاً أفقية أخرى لتحديد الوقت الفعلي لتنفيذ الأعمال ، بمعنى أن الخريطة يظهر عليها الزمن المخطط والفعلي ...

 

ما أهمية إعداد جدول زمني؟

دعنا نسأل السؤال بطريقة أخرى : وماذا لو لم نُعد جدول زمني للمشروع؟ .. إذن لا يعلم أحدٌ متي ينتهي المشروع ، ولا يُمكننا توقع الخطوات التي تؤثر على إنتهاء المشروع بسرعة ، ولا يمكننا تمييز الخطوات التي يمكننا القيام بها في آنٍ واحد ، ولا يمكننا تنظيم مواردنا ، ولا يمكن للعاملين في المشروع من معرفة متى يأتي دَورُهم في المشروع ، ولا يمكن للمشاريع الأخرى تَنسيق أعمالها مع هذا المشروع

الجدول الزمني يجعلنا نخطط للمشروع بشكل جيد ، إذ أنه يوضح لنا الموارد المطلوبة ، وكيفية إستغلالها ، ويساعدنا على تقليل زمن التنفيذ عن طريق تنفيذ بعض الخطوات بشكل متواز أو عن طريق بدء بعض الخطوات في مرحلة مبكرة .. كذلك فإن الجدول الزمني هو وسيلة للتنسيق مع كافة الأطراف المشاركة والمتأثرة بالمشروع أو خطواته

إفترض أننا سنقوم بعملية تركيب ماكينة جديدة .. وإفترض أننا لم نُعّد جدول زمني .. كيف ستسير الأمور؟ .. لن نستطيع أن نقول أننا نعمل بمعدل جيد ، لأنه لا توجد أي خطة مُسبَّقة .. عندما نحتاج لمسئولي التركيبات الميكانيكية سنُفاجئهم بالطلب ، وقد يكونون غير مستعدين ، وكذلك الحال عندما نحتاج مسئولي التركيبات الكهربية ومسئولي التشغيل وهكذا .. قد يكون من الممكن أن نقوم ببعض الأعمال الكهربية والميكانيكية بشكل متوازٍ لضغط الوقت ، ولكننا لن ننتبه لذلك .. قد نُفاجأ في وقت متأخر أن عملية ما لم يتم إجراؤها سوف تتسبب في تعطيل كل شيء ، مع أنه كان يمكن تنفيذها في أي وقت سابق .. كذلك فإن تنسيق إستخدام الموارد (مثل أدوات النقل أو الحمل أو أجهزة الحاسوب) بين الأعمال المختلفة سيكون مشكلة كبيرة

إن كان ولابد من إعداد جدول زمني ، فلماذا خريطة جانت Gantt Chart؟ .. ألا يكفي أن نكتب كل شيء في جدول؟ .. إن خريطة الجدول الزمني سهلة الفهم وقراءتها أيسر بكثير من قراءة جدول به بعص المواعيد والأزمنة .. ولذلك فهي شائعة الإستخدام منذ زمن بعيد .. لاحظ أن إعداد خريطة الجدول الزمني لا يتطلب وقتاً كبيراً في رسمها لأن برامج الحاسوب تجعل هذا يسيراً ، بل ولو رسمت باليد فإنها لا تأخذ وقتاً كبيراً

 

كيف تقوم بإعداد جدول زمني؟

لنبدأ بجدول زمني بسيط :

·    إكتب إسم المشروع أو العملية أعلى الصفحة مع إسم الجهة المصدرة للجدول وتارخ الإصدار

·    إرسم جدولاً مكوناً من عمود صغير إلى اليمين والآخر بباقي عرض الصفحة

·    دَوِّن الأعمال في العمود الأيمن

·    ضَع مقياساً للزمن أعلى العمود الأيسر

·    إرسم خطاً أو مستطيلاً يوضح زمن تنفيذ كل خطوة من الخطوات

 

 

·    بعد التنفيذ يمكننا أن نوضح الزمن الفعلي للتنفيذ مقارنة بالمخطط كما بالشكل أدناه

 

أنظر إلى المثال التالي ، الذي يوضح جدول تدريب مجموعات العاملين وكذلك المشرفين على مدار عدة أسابيع .. لاحظ سهولة فهم مواعيد التدريب

أنظر إلى المثال التالي ، الذي يوضح الجدول الزمني لأعمال إفتتاح مركز للحاسوب .. هذا المثال يوضح كيف أمكن تقسيم الأعمال إلى عدة مجموعات ، وكيفية توضيح الجدول الإجمالي لكل مجموعة باللون الأزرق  

يُمكنك أن تضيف بعض الأعمدة التوضيحية للجدول الزمني ، مثل رقم مسلسل في أقصى اليمين ، وإسم المسئول عن كل عمل في عمود تالي لعمود الأعمال .. كذلك يمكنك إضافة ملاحظات أسفل الجدول حسب الحاجة .. يمكننا أن نستخدم أحد البرامج شائعة الإستخدام مثل ميكروسوفت وورد MSWord أو إكسل Excel أو أحد البرامج المتقدمة مثل ميكروسوفت بروجكت MS Project أو غيرها لإعداد خريطة جانت ...

من المهم أن يتم إعداد الجدول الزمني بناءً على أفضل التوقعات للأوقات التي تستغرقها كل خطوة ، وكذلك التسلسل اللازم للخطوات .. هذا يعني أن يتم إستشارة كل الأطراف المشاركة في المشروع .. أحياناً يحاول المديرون فرض جدول زمني أقصر مما هو متوقع لتحفيز العاملين على الوصول إلى نتائج أفضل .. هذا قد يكون مفيداً إن كان هذا التخفيض في مدة التنفيذ عن وعي بظروف العمل .. لاحظ أن الجدول الزمني القصير جداً يجعل العاملين يفقدون الأمل في تحقيقه ولذلك فقد يعملون ببطء شديد لأنهم على أي حال مُلامون وإما أن يحاولوا تحقيق الجدول الزمني على حساب جودة العمل .. لذلك فإنه ينبغي أن يكون تقدير الزمن المتوقع على أساس الخبرة السابقة ورأي المختصين ...

 

ماذا بعد إعداد الجدول الزمني؟

أحياناً يتم إعداد جدول زمني لكي يكون هناك جدول زمني أي أن الموضوع يتم كإستكمال أوراق رسمية ، وليس عن قَناعة وفهم لقيمة وجود جدول زمني .. لابد أن يتم إعداد الجدول الزمني بعناية وبإتفاق الأطراف المشاركة في العمل .. ثم بعد ذلك يتم متابعة تنفيذ الجدول الزمني ، وتُحاول جميع الأطراف الإلتزام به ، ويقوم المديرون بالمتابعة وتحديد أسباب أي حيود عن الجدول الزمني الموضوع ، وذلك بشكل دوري أثناء عملية التنفيذ .. بعد الإنتهاء من العمل يتم تقييم عملية التنفيذ بالكامل والمشاكل التي أدت لتأخر التنفيذ إن كان هناك تأخير ، ويتم حفظ هذه المعلومات للإستفادة منها في المرات القادمة .. كذلك فإنه من خلال متابعة التنفيذ فإننا قد نجد أن تنفيذ خطوتين في وقت واحد قد تسبب في تعطيل العمل أو العكس .. كذلك قد نلاحظ أن بعض الخطوات يمكن الإستغناء عنها وذلك بإجرائها مسبقاً ، مثل أن يتم تجميع بعض الأجزاء ويتم إستبدال المجموعة بدلاً من إستبدال كل جزء على حدة ، أو أن يتم شراء أدوات تساعدنا على أداء العمل بسرعة ...

 

وكيف لي أن أعرف الزمن الذي سيستغرقه عمل أقوم به لأول مرة؟

الجدول الزمني عبارة عن تقدير للزمن الذي تستغرقه كل خطوة من خطوات العمل .. فهي عملية تقديرية تهدف لتنظيم ومتابعة العمل ولكنها تَحتمل الخطأ .. أنت عندما تستيقظ في الصباح وتُقرر إرتداء ملابس ثقيلة أو خفيفة فإنك تقدر حالة الطقس في ذلك اليوم .. هل تستطيع معرفة الطقس تحديداً؟ .. بالطبع لا ، ولكنك تستخدم أحسن تقدير بناءً على معلومات حالة الطقس قبل خروجك وربما بناءً على النشرة الجوية التي تحتمل الخطأ أيضاً .. فكذلك الجدول الزمني نحاول الوصول فيه لأحسن تقدير .. حتى وإن كان العمل يتم لأول مرة فلا شك أنه يمكننا بناءً على  تشابه العمل مع أعمال أخرى وبناءً على فهمنا للعمل ، أن نعطي تقديراً جيداً في معظم الأوقات ...

في المشاريع الصغيرة التي تقوم بها جهة واحدة ، كإصلاح عطل كهربي أو تعيين موظفين جدد ، فقد يكون بإمكان شخص واحد تقدير الأوقات اللازمة لكل خطوة .. أما في المشاريع التي يشترك فيها أكثر من جهة أو تخصص فينبغي إستشارة الجهات المختصة في تقدير الأوقات اللازمة لكل خطوة من الخطوات التي يقومون بها ، خاصة إذا كانت هذه الخطوات ليس لها جداول زمنية في مشاريع سابقة .. لاحظ أننا نهدف بالجدول الزمني إلى تنسيق العمل ولا نهدف إلى فرض جدول زمني لا علاقة له بالواقع ، مما يتسبب في تعطيل العمل وإصابة جو العمل بالتوتُّر ...

 

عليَّ أن أفترض أوقاتاً طويلة لكل خطوة ، لكي أظهر في النهاية وكأنني قمت بإنجاز العمل في وقت قياسي!!!

هذه أحد آفات إعداد الجدول الزمني ، وهو أن يزعم المسئول عن العمل أو عن خطوة فيه ، أنه يحتاج ضِعف أو أَضعاف الوقت الذي يعتقد هو أنه يحتاجه فعلاً ، بمعنى أن يَزعم أنه يحتاج عَشر ساعات بينما هو يعلم أنه يحتاج من ساعتين إلى أربع ساعات .. الهدف من ذلك أن يَضمن أنه في جميع الأحوال سوف يقوم بالعمل في وقت أقل من المخطط ، وبذلك يكون مَشكوراً في كل الأحيان .. هذا إخلال بالأمانة .. فأنت عندما تسأل عن الوقت الذي تحتاجه فإنك لابد وأن تكون صادقاً .. لاحظ أن الكذب في خريطة جانت أو الجدول الزمني هو كأي كذب .. إما أن تكون صادقاً أو أن تكون كاذباً ...

المتابعة الجيدة لتنفيذ الجدول الزمني ، قد تُبين الحالات التي يبالغ فيها المسئول عن العمل .. كذلك فإننا عندما نحتفظ بالجداول الزمنية المخططة والفعلية ، بحيث يتم الرجوع إليها عند القيام بأعمال مماثلة ، فإننا نستطيع أن نَعتبر أن زمن التنفيذ الفعلي في المرة السابقة هو المخطط في المرة القادمة .. بذلك نتغلب بشكل ما على المبالغة في تقدير الزمن ...

من الدوافع للكذب في إعداد الجداول الزمنية ، أن يُلام المسئول عن العمل عن أي تأخير بدون تقدير لظروف العمل التي أدت إلى التأخير .. يجب على المديرين إدراك أن هذا لا يدفعه إلى إتقان عمله في المرة القادمة ، ولكنه يدفعه لتجنب اللوم بأي طريقة ...

الجداول الزمنية تحتاج وقتاً لإعدادها .. أليس من الأفضل توفير هذا الوقت وهذا المجهود؟ ..

نعم الجداول الزمنية تستهلك وقتاً ومجهوداً ، ولكن الفائدة منها أكبر بكثير من المجهود المبذول في إعدادها .. لاحظ قيمة الوقت الذي يضيع أثناء تنفيذ العمل نتيجة سوء التخطيط أو سوء التنسيق .. غالباً ما يكون أي تأخير في التنفيذ له قيمة مادية عالية ، مثل توقف الإنتاج أو تأخر ظهور المنتج الجديد للسوق أو وجود غرامات تأخير وغير ذلك ...

متى لا يكون من المفيد إعداد جدول زمني؟

عندما يكون الأمر بسيطاً وغير متعلق بأفراد كثيرة وليس أمراً ذي بال مثل أن تقوم بكتابة خطاب .. ولكن قد يكون الأمر متعلق بشخص واحد ولا يهتم به غيره ، ومع ذلك يكون من المفيد أن يقوم بإعداد جدول زمني .. لماذا؟ ، لأن هذا يساعده على متابعة نفسه في التنفيذ ومعرفة الموارد المطلوبة للتنفيذ .. مثال ذلك ، أن تقرر أن تقوم بتنفيذ عمل ما على مدار عدة سنوات أو عدة أشهر ، كأن تقوم بتطوير مهاراتك في شيء ما ، أو تقوم بالإعداد للزواج ، أو تقوم بالتجهيز لمشروعك الخاص ، أو تقوم بمشروع دراسي .. الجدول الزمني في هذه الحالة يُشجعك على تنفيذ خطتك ، والوصول إلى هدفك ، ويساعدك في الإعداد لكل شيء ...

أليس من الأفضل ، أن أُخفي الجدول الزمني عن المرؤوسين ، لكي يظلوا متحفزين؟

بعض المديرين يتصور أن عليه أن يُخبر المرؤوسين دائماً بأنهم متأخرين في التنفيذ ، لكي يكونوا دائماً متحفزين .. هذا أسلوب غير سليم .. بالطبع هذا لا يخلو من الكذب عليهم ، وهذا أمر مرفوض في جميع الأحوال .. كما وأنه لا يُشعر العاملين بالمشاركة الحقيقية ، ويجعلهم يفقدون الثقة في المدير .. وبالطبع ينكشف الأمر لهم ، ويجعلهم ذلك لا يستجيبون لطلب المدير لهم بالإجتهاد لتنفيذ العمل في وقت أقل ...

ولا تخاطر بأمان العاملين لكي تلتزم بالجدول الزمني!

كثيراً ما يقوم العاملون والمديرون بالتنازل عن إحتياطات الأمان ، لكي يتم إنهاء العمل في أقل مدة زمنية .. هذا أمر خاطئ تماماً ، لأن أي خسائر مادية لتأخر العمل لن تُساوي فقد أصبع أو يد أو ساق أحد العاملين .. عليك أن تُصر على الإلتزام بمبادئ الأمان الصناعي وأن تأخذها في الحُسبان عند إعداد الجدول الزمني .. حتى وإن تسببت هذه الإحتياطات في تأخير التنفيذ ، فلابد من الإلتزام بها .. هذا لا يعني إفتعال مشكلات غير حقيقية ، ولكن المطلوب هو الإلتزام بالمبادئ المعروفة للأمان الصناعي والصحة المهنية .. بالإضافة لذلك فإن عدم الإلتزام بمبادئ الأمان قد يؤدي إلى إصابات وحوادث ينتج عنها تأخر العمل كثيراً .. وكذلك قد تحدث بعض الحوادث التي ينتج عنها تلف للآلات أو المواد ، مما يؤدي إلى تأخر التنفيذ ...

 

تأثير الأمانة في إعداد الجداول الزمنية

العنوان يبدو غريباً ، فما علاقة الأمانة بإعداد الجداول الزمنية للمشروعات الصغيرة أو الكبيرة؟ .. بالطبع هذا هو سبب عدم إتباع الكثيرين للأمانة في تقدير الأوقات الزمنية اللازمة لأداء الأعمال .. الأمانة في إعداد الجدول الزمني هي أن تُقدر الأوقات كما تتوقعها بناءً على المعلومات المتاحة لديك .. كثيراً ما يبالغ الشخص المسئول عن التنفيذ ، لكي يضمن أن يكون التنفيذ دائماً أسرع من الجدول الزمني ، فلا يلومه أحد على تأخره في التنفيذ ، بل يشكرونه على ذلك .. هذه المبالغة هي في الحقيقة كذب وخيانة للأمانة .. يتصور البعض أن هذا الأمر لا يضر ، لأننا في الواقع سنقوم بالتنفيذ في أقل وقت ممكن ولكن هذا غير صحيح ..

 

سوف أُحاول هنا إستعراض التأثيرات السلبية للمبالغة في تقدير الجداول الزمنية :

 

أولاً : تضييع الوقت في إعداد الجدول الزمني بدون داع ...

إفترض أننا نريد القيام بعمل ، والوقت المتاح لذلك يصل إلى ثلاثة أيام ، وهناك العديد من المهام التي سيقوم بها أطراف مختلفة .. يقوم كل طرف بتقدير الزمن اللازم لأداء أعمالة المختلفة .. ماذا يحدث إن بالغ بعض الأطراف أو كل الأطراف في تقدير الوقت اللازم لكل مهمة؟ .. إن إعداد الجدول الزمني يستغرق وقتاً طويلاً لمحاولة القيام ببعض المهام على التوازي ، أو بدء بعض الأعمال بمجرد بدء أو إنهاء أعمال أخرى .. كذلك قد يتم تنسيق بعض الموارد المشتركة ، مثل أدوات النقل أو المناولة مثل سيارات النقل و الأوناش .. ثم نبدأ في التنفيذ ، فنجد أن الأعمال تستغرق وقتاً أقصر بقليل ، ويظهر لنا أن الوقت والمجهود الذَين بذلا لإعداد الجدول الزمني لم يكن لهما داع ، لأن وقت التنفيذ أقصر بكثير ، وكان يمكننا إعداد جدول زمني بسيط ، بحيث تتم كل مهمة على حدة ، ولكننا بذلنا جهد كبير لإعداد جدول زمني معقد ...

ثانياً : فشل عملية تنسيق الموارد ...

نتيجة لما حدث في المثال السابق ، نجد أن عملية تنسيق الموارد المشتركة قد إنهارت تماماً عند التنفيذ ، لأن الأعمال كلها تتم في غير موعدها ، وبالتالي فإن الإحتياج إلى الموارد المشتركة مثل الأوناش مثلاً لا يتبع الجدول الزمني ، وقد يحدث تعارض بين مهمتين أو أكثر ...

ثالثاً : ضياع فرصة إنهاء الأعمال مبكراً ...

قد يصل الأمر أننا لا نستطيع إنهاء الأعمال ، على الرغم من التقدم الكبير في التنفيذ .. السبب هو أننا قد نكون بحاجة لمعدة نقل كبيرة وقد تم تحديد موعد تأجيرها بناءً على الجدول الزمني ، وبالتالي فقد تتوقف الأعمال في إنتظار وصول هذه المعدة (مثل ونش أو سيارة نقل) .. كذلك قد يتوقف العمل في إنتظار خبير يصل من الخارج في موعد تم تحديده بناءً على الجدول الزمني الأصلي .. في هذه الحالات تكون المبالغة (الكذب المتعمد) في تقدير الأوقات اللازمة لإنهاء المهام المختلفة سبباً في تأخر التنفيذ ...

إفترض أننا بصدد تقديم منتج جديد للأسواق ، وبالتالي أعددنا خطة للتصنيع وخطة للتسويق .. إفترض أن التصنيع حتى الوصول إلى بداية الإنتاج تحتاج ثلاثة أشهر ، ولكن مسئول الإنتاج زعم أنها تحتاج إلى سبعة أشهر مثلاً ، ولذلك فقد قام مسئول التسويق للترتيب لحملات دعائية للمنتج بعد ستة أو سبعة أشهر .. ما الذي يحدث عندما نكون قادرين على بدء الإنتاج بعد ثلاثة أو أربعة أشهر؟ .. إن تغيير خطط التسويق قد يكون غير ممكن في ذلك الوقت ، وبالتالي قد نضطر أن ننتظر إلى نهاية الستة او السبعة أشهر حتى نبدأ في البيع .. ولا يخفى عليك ما قد ينتج عن ذلك خاصة في حالة وجود منافسة في السوق ...

رابعاً : تعطل العمل بسبب مهام غير رئيسية ...

إفترض أننا نقوم بصيانة مصنع ، وقال المسئول الميكانيكي (مثلاً) أنه يحتاج خمسة أيام للقيام بأعماله ، بينما هو في حقيقة الأمر يتوقع ألا يتجاوز ثلاثة أو أربعة أيام .. في هذه الحالة قد يقرر طرف آخر القيام بأعمال تستغرق خمسة أيام لأن المصنع لن يعمل بحال من الأحوال إلا بعد خمسة أيام .. هذه الأعمال قد لا تكون رئيسية ، ويمكن تأجيلها ، ولكنه يتم تنفيذها باعتبار أنها لن تسبب أي تاخير في تشغيل المصنع .. ثم عند التنفيذ تجد أن الأعمال الميكانيكية قد إنتهت في أربعة أيام ، ولا نستطيع تشغيل المصنع ، نتيجة القيام بتلك الأعمال غير الرئيسية ...

خامساً : صعوبة تنسيق الأعمال عند التنفيذ ...

يتسبب هذا الأمر في أن يفقد الجدول الزمني معناه ، وتكون هناك حاجة لإعادة التنسيق بين الأطراف المختلفة ، وهو ما قد يَتَعَذر فعله أو على الأقل يتسبب في بعض المشاكل والصعوبات .. فقد يكون أحد الأطراف غير مستعد لهذه التغييرات ، وقد يمكنه تلبية التغيير ولكن بمقابل مادي أو إجهاد للعاملين ...

 

سادساً : سوء تنظيم العمالة ...

من ضمن فوائد الجداول الزمنية ، أنها تساعدنا على تنظيم العمالة وتنظيم الراحات والأجازات .. عندما يكون هناك جدول زمني لمدة أسبوعين مثلاً في عمل مهم ، فإننا نقوم بتنظيم جداول الحضور بناءً على ذلك .. إن أمكننا إنهاء العمل في أسبوع واحد فإننا نكون قد فوتنا الفرصة على كثير من العاملين لأخذ راحات أو اجازات

سابعاً : فقدان الثقة في الجداول الزمنية ...

من النتائج الخطيرة للمبالغة المُتَعمَّدة في تقدير أوقات الأعمال ، هو أن جميع الأطراف تبدأ في التعامل مع الجدول الزمني على أنه مجرد إستكمال أوراق ، وأنه من الطبيعي ألا يكون له علاقة بالواقع .. في هذه الحالة يصبح الجدول الزمني بلا فائدة ، وتنتشر الفوضى في تنفيذ الأعمال وتصبح سمة من سمات العمل ...

إن الهدف من الجداول الزمنية هو تنظيم العمل ، ولكن بدون تحري الصدق في إعداد الجداول الزمنية تصبح مضيعة للوقت .. وهناك الكثير من أدوات الإدارة التي قد يتم تطبيقها بهذا الشكل لمجرد أن نقول إننا نُطبق كذا وكذا .. قد يقول قائل ولكن إختلاف زمن التنفيذ عن الجدول الزمني هو أمرٌ وارد الحدوث .. نعم هذا وارد ، ولكننا يجب ألا نتعمده وإلا نكون مُضللين لكل من يقرأ الجدول الزمني ، فنحن نوهمه أننا نحتاج وقتاً أطول مما نتوقع .. كذلك فإنه عند إعداد الجدول الزمني بشكل جيد فإن الإختلاف في معظم الأحيان لن يكون كبيراً ، وبالتالي يمكن التعامل معه ، ولن يكون كثيراً ، أي لن يكون في كل الأعمال ، ولكن سيكون في بعضها ...

 

أسبقية المهام في الجداول الزمنية

عند إعداد الجداول الزمنية نجد أن بعض المهام (الأعمال) ، لا يمكن القيام بها إلا بعد إنتهاء مهام أخرى ، وبعض المهام لا يمكن البدء فيها إلا مع بداية مهام أخرى .. نتناول فيما يلي توضيحاً لكيفية التعامل مع هذه المهام المعتمدة على بعضها البعض

مثال : عند وضع جدول زمني لكتابة بحث  وتسليمه ، فربما قسّمت العمل إلى أربع مهام : القراءة في الموضوع ، كتابة البحث ، مراجعة البحث ، طباعة البحث ، تسليم البحث ..

ما هي العلاقة بين هذه المهام؟

بالطبع لابد أن تبدأ بالقراءة ثم يتبع ذلك الكتابة ، ولكن في كثير من الأحيان ستبدأ الكتابة بعد فترة من بداية القراءة ولن تنتظر لإنتهاء القراءة .. وماذا عن المراجعة؟ .. إن المراجعة قد تبدأ بعد الكتابة أو أثناءها ، فقد تراجع كل جزء تكتبه .. وماذا عن طباعة البحث النهائية؟ .. إنها لابد أن تبدأ بعد إنتهاء القراءة والكتابة والمراجعة (بالطبع قد تكون هناك طباعة أثناء الكتابة ولكن المقصود هنا هو الطباعة النهائية) .. ثم ماذا عن تسليم البحث؟ .. إنه لابد وأن يحدث بعد إنتهاء الطباعة ...

كما ترى فإن المهام تعتمد على بعضها البعض بأشكال مختلفة ولابد أن نراعي ذلك عند إعداد الجدول الزمني وعند تحديثه .. الشكل التالي يوضح جدولاً زمنياً مقترحاً لإعداد البحث ويأخذ في الإعتبار أسبقية بعض البنود 

العلاقات المختلفة بين المهام :

1- مهام لا تعتمد على بعضها ...  

مثل مهمة تعلم علم ما مع مهمة تعلم علم آخر لا علاقة له بالأول ، مثل تعلم الحساب وتعلم الرسم ، أو تعلم الفيزياء وتعلم التاريخ .. هذه المهام قد يبدأ وينتهي أي منها بغض النظر عن الآخر ، أي أنه يمكننا تحديد أي وقت لبداية أي مهمة حسبما نريد ولا يلزم تغيير بداية أو نهاية مهمة بناءً على تغير موعد مهمة أخرى

 

2- مهام يجب أن تبدأ بعد إنتهاء مهمة أخرى ... 

مثل مهمة تسليم البحث التي لابد أن تبدأ بعد إنتهاء مهمة طباعة البحث ، أو تعلم الفيزياء بعد تعلم الحساب .. فهذه المهام لا يمكن أن تبدأ إلا بعد إنتهاء مهمة أخرى .. هذه العلاقة هي أشهر علاقة لأنها تحدث بشكل طبيعي في كثير من المهام .. المثال التالي يوضح ذلك ، حيث لايمكن أن يبدأ المستوى الثاني قبل إنتهاء دراسة المستوى الأول .. لاحظ أن هذا لايمنع أن يبدأ المستوى الثاني بعد الأول بمدة زمنية ولكنه لن يبدأ قبل إنتهاء المستوى الأول

 

3- مهام يجب أن تبدأ مع بداية مهمة أخرى ... 

مثل أن تقوم بإستئجار عربة لنقل أغراض من مكان لمكان آخر ، فإن عملية النقل تبدأ مع بداية التأجير وليس قبل ذلك .. الشكل التالي يوضح ذلك مع ملاحظة أن نقل الأجهزة يأتي بعد نقل المكاتب

 

4- مهام تبدأ بعد أو قبل بداية مهام أخرى بفترة محددة ... 

مثل مهمة كتابة البحث ، والتي تبدأ بعد بداية القراءة بوقت محدود مثل يومان او أسبوع (حسب حجم البحث) .. وكذلك عمليات دهان الحوائط ، والتي لابد أن تبدأ بعد إنتهاء عمليات تبطين الحوائط بفترة تكفي لجفاف مادة التبطين ، كما هو موضح في المثال التالي

 

هذه هي أكثر العلاقات إستخداماً ، وهناك علاقات أخرى ، مثل ألاّ تنتهي مهمة قبل إنتهاء مهمة أخرى ، أو ألاّ تنتهي مهمة قبل بداية مهمة أخرى .. بصفة عامة فإن الأمر يسير ، فإن معرفة العلاقات عند تنفيذ مشروع ما تكون واضحة لمن يفهم تفاصيل المشروع .. فلا تنزعج من غرابة هذه العلاقات ، فإنه عند التطبيق تجد أنك تعرف تماماً نوع العلاقة بين المهام ...

كيف يمكن تطبيق ذلك؟

هناك طرق مختلفة لتنفيذ ذلك:

ا- إن كنت  تستخدم برنامجاً غير متخصص ، أو تقوم بكتابة الجدول الزمني يدوياً ، فيمكنك أن تخصص عمود لكتابة المهام التي تعتمد عليها كل مهمة ، وبالتالي فإنك تقوم بوضعها في الجدول في ترتيبها الصحيح ، وكذلك ستتذكر هذه العلاقات عند تعديل الجدول .. هذا هو ما إستخدمناه في المثال السابق ، حيث خصصنا عموداً لكتابة الأسبقية .. يمكننا أن نُخفي هذا العمود عند الطباعة أو نُظهره جسبما نريد .. لاحظ أنه عند تغير مواعيد بعض المهام فإنك ستقوم بإعادة ترتيب المهام الأخرى بنفسك آخذاً في إعتبارك شروط الأسبقية .. يمكنك إستخدام أسهم لتوضيح الأسبقية ، كما فعلنا في مهمة طباعة وكتابة البحث .. غير أن هذا غير ضروري ، وقد يؤدي إلى ظهور الجدول بشكل معقد ...

2- إن كنت تستخدم برنامجاً متخصصاً ، مثل ميكروسوفت بروجكت MS Project  أو بيرامفيرا Primavera ، فمن اليسير إستخدام البرنامج نفسه .. ستجد أنه يمكنك تحديد علاقة المهمة بأي مهمة أخرى بكتابة بعض الرموز البسيطة في عمود الأسبقية Predecessor ، أي أسبقية مهمة بالنسبة لمهمة أخرى .. في هذا العمود تستخدم المصلحات الآتية:

fs لتعني finish to start ، أي أن هذه المهمة ستبدأ بعد إنتهاء مهمة أخرى ، مثل أن تكتب 31fs ، فيكون معنى ذلك أن هذه المهمة ستبدأ بعد إنتهاء المهمة 31

وكذلك ss أي start to start أي أن هذه المهمة تبدأ مع بداية مهمة أخرى .. فمثلاً لو كتبت 15ss ، فإن هذه المهمة ستبدأ مع المهمة 15

يمكنك كذلك أن تحدد أن مهمة ما ستبدأ قبل أو بعد نهاية أو بداية مهمة أخرى بزمن محدد مثل أن تكتب 31fs -3 فهذا يعني أن هذه المهة ستبدأ قبل إنتهاء المهمة 31 بثلاث ساعات .. وكذلك 21fs +4 ، تعني أن هذه المهمة تبدأ بعد نهاية المهمة 21 بأربع ساعات

الشكل التالي يوضح كيفية إستخدام ميكروسوفت بروجكت لإعداد الجدول الزمني للمثال السابق :

من مميزات هذه البرامج المتخصصة أنها لن تسمح لك أن تسجل موعد بداية مهمة قبل موعد إنتهاء المهمة التي تسبقها .. فمثلاً في المثال السابق لن تسمح لك بأن تجعل موعد بداية الطباعة قبل إنتهاء المراجعة .. كذلك فإنه عند تحديث الجدول وتغيير بعض المواعيد ، فإن المهام التابعة تتغير مواعيدها أوتوماتيكياً .. فمثلاً لو غيَّرنا موعد نهاية الطباعة فإن موعد تسليم البحث في الجدول يتغير أوتوماتيكياً ... 

3- يمكنك إستخدام شبكة المهام ، والتي تظهر العلاقات بين الأعمال المختلفة .. من هذه الشبكات النوع الموضح في الشكل أدناه والمسمى مخطط الأسبقية Precedence Diagram .. هذا المثال هو مثال بسيط لخطوات إفتتاح مكتب للحاسوب .. يمكننا بمجرد النظر معرفة أسبقية الأعمال ومعرفة الأعمال التي لن تبدأ إلا بعد إنتهاء أعمال أخرى .. فعلى سبيل المثال ، نجد أن تركيب الأجهزة لن يتم إلا بعد شراء الأجهزة وتشطيب المكان

هذه المخططات تجعل معرفة أسبقية المهام أمراً يسيراً ، ولكنها لا تساعد على معرفة توقيت أداء كل عمل .. كذلك فإنها تصبح معقدة جداً في حالة إحتوائها على جميع خطوات مشروع كبير .. هذه المخططات يمكن رسمها يدوياً ، أو بإستخدام الحاسوب ، ويمكن الحصول عليها من البرامج المتخصصة كبرنامج ميكروسوفت بروجكت