مهارات ضرورية لمساعد المدير

 

مهارات ضرورية لمساعد المدير

يتوفر نظام لإدارة المراسلات الإدارية (CMS) ، وقد تم تطويره بهدف استخدامه لإدارة المراسلات إليكترونياً داخل أى منظمة أو جهة حكومية ، وتم توفير مجموعة كبيرة من الخصائص التى تضمن للمؤسسة / الجهة الحكومية الحفاظ على مراسلاتها وما تحتويه من وثائق و معلومات و تداول المراسلة فى سرية تامة وبحسب نظام صلاحيات فعال بالإضافة إلى سرعة استعادة المعلومات ... حيث كانت الطرق التقليدية ولا تزال تُعاني من مشكلة كبيرة و هى الوقت الكبير الذى يضيع فى البحث عن المراسلات بل والمشكلة الأكبر تلف أو ضياع الوثائق لأى سبب ، وبالنظام خاصية هامة وهى ميكنة و إدارة دورة العمل الإداري داخل المؤسسة وفقا للمنهجية التي يتطلبها المدير ... وإذا لم يتوفر لمساعد المدير برنامج مثل ذلك ، وإضطر للإعتماد على جهده الشخصي فلابد أن يكتسب مهارات لإدارة الوثائق ، حيث تبدأ المنشأة من عند نقاط إدخال البيانات الخاصة بها (رسائل البريد الإلكتروني ، والبريد الصوتي ، والبريد بين المكاتب) وكلها تمثل القنوات التي تزيد وتنقص مع المعلومات التي تتطلب المعالجة والتنظيم ... نستعرضها فيما يلي :

 

إدارة البريد الإليكتروني ...

هو واحد من أكبر مصادر المعلومات التي سوف تضطر إلى التعامل معها بشكل يومي ، وهو أداة مفيدة إذا ما تم تناولها بشكل سليم حيث أنها تجعل التواصل أسرع وأسهل وأكثر موثوقية ، ومن الممارسات الشائعة لمساعد المدير أن يكون مسؤولاً عن صندوق البريد الإلكتروني الوارد/الصادر للمدير ، هذا يعني أنك كمساعد يجب أن يكون لديك إهتمام رصد وتنظيم مضاعف بشأن صندوق البريد الإلكتروني

تحديد رسائل البريد الإلكتروني التي تعتبر مهمة (منها العاجل أو ما يمكن تأجيله) ، والتي تعتبر غير مهمة (ومنها ما يحفظ كمستند أو حتى إلغاؤها) تلك مواقف تتطلب إتخاذ القرارات بالنسبة لك ولمديرك ... لا يمكنك إتباع نهج أن تسأل مديرك ما إذا كان هذا البريد الإلكتروني هو المهم أم لا ، ولكن يكون بينكما إتفاق مسبق على إستراتيجية ومنهج التنظيم والأولويات ، وهذا هو السبب لكونك هنا لتتبع ما يسمح لك بسرعة إتخاذ القرار والتنظيم ، وفيما يلي تقنية سريعة وسهلة يجب إستخدامها لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني على نحو أكثر فعالية

التقنية تستلزم 4 مراحل :

1.     إقرأ ... إقرأ الرسالة بأسرع ما يمكن ، ومع الوقت سوف تكتسب مهارة تحصيل المحتوى

2.     قيم ... قيم مدى أهمية المحتوى (من هو المرسل ، ومعنونة إلى من ، وهل الوقت حساس للرد ، وهل مطلوب رد عليها)

3.     قرر ... التنفيذ خطوة في الإجراء ، وهي الأهم ، عندها تحدد قرار مما يلي :

ü     أن ترد على المرسل

ü     أن ترحل هذه المعلومة إلى مديرك

ü     أن تحتفظ بمصدر هذه المعلومة ، للرجوع إليها مستقبلاً

ü     أن ترفض هذه الرسالة وتقوم بإلغائها

إدارة الملفات الإليكترونية ...

"تخزين" الملفات الإلكترونية من السهل جداً ، كثير من الناس يحفظهم في المجلدات الإلكترونية كمكان لحفظ أي وثيقة فور الحدث ... ليست هذه هي أفضل إستراتيجية ، وذلك لأن مساحة الذاكرة على السيرفر أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك عادة ما تكون سلعة محدودة ، حيث ملفات البيانات الهائلة تبطء النظام الخاص بك ، وتخلق بحر شاسع من الملفات لإدارتها

مسألة أخرى بشأن الملفات الإلكترونية هي "التنظيم" ... وجود الملفات التي لا نهاية لها والمليئة بالوثائق والمسماة عشوائياً يبطئ البحث عندما تكون في حاجة للبحث عن وثيقة معينة ، بدون إستراتيجية تسميات للملفات سيكون لديك على الأرجح فقط الإعتماد على الذاكرة الخاصة بك لإسترجاعها والذي سيمثل تبذير آخر للوقت ... أخذ الوقت لإعداد المجلدات الخاصة بك وتسمية كل من الملفات والوثائق بتنسيق منهجي يجعل من التنظيم للمجلدات والبحث فيها عن الملفات والوثائق أقل عناءً

وجود إستراتيجية الإيداع التي تدير حجم الملف الخاص بك ويسهل إسترجاعها بشكل أسرع هو الهدف ... نقل الملفات من خلال مراحل عدم نشاطها ، يساعدك على تحديد متى يمكنك الأرشفة للبيانات الخاصة بك إلى وسائل خارجية مثل قرص في متناول يدك ... وأخيراً ، تسمية المستندات الخاصة بك مع نمط موحد ، يتيح لك إستخدام وظيفة البحث على جهاز الكمبيوتر الخاص بك على نحو أكثر فعالية ، مع الأخذ في الإعتبار إحتياجك للوثوق بالذاكرة الخاصة بك

الطريقة المعروضة هنا هي التوصية .. أنت بالتأكيد يمكنك تعديل هذه لتناسب الإحتياجات الفردية الخاصة بك وظروفك .. فقط تذكر ما يلي عند وضع الإستراتيجية الخاصة بك :

ü     جعل التنظيم منهجاً متسقاً

ü     إستخدام وظيفة البحث عن الملف بجهاز الكمبيوتر الخاص بك

ü     جعل الوقت حساس عند البحث عند البحث عن الملف

ü     ضع مادة الأرشيف الخاص بك على وسيلة خارجية

تتبع مسار الورق أو المستندات ...

حتى في العصر الإلكتروني الذي لدينا ، مازلنا نتعامل مع أوراق العمل .. قد تتلقى رسائل من العملاء ، والفواتير ، أو العقود ... كونك مساعد للمدير ، أنت سوف تحتاج لإدارة وتتبع كل ورقة عمل التي يتم تداولها حول مكتبك

في كثير من الأحيان ، سوف تحتاج إلى العمل على المستند / ورقة العمل وإرسالها إلى واحدة أو أكثر من الإدارات الأخرى ، وفي أحيان أخرى قد تحتاج إلى إصدار تقرير ويكون جاهزاً في يوم معين لمديرك ... وجود طريقة تنظيمية من تتبع ورقة العمل في مكتبك يساعد على الحد من عدم الوفاء بالمواعيد المحددة لورقة العمل وكذلك الحد من فقدها

الممارسة الجيدة أن تخلق نظام الإيداع ، وذلك إما باستخدام دولاب الملفات التقليدي في مكتبك أو حوافظ أوراق معينة ... الإستراتيجية هنا هي ضبط الوضع من الأوراق على مدار الأسبوع ، ستحتاج إلى صندوق البريد الوارد ، خمسة مجلدات / حوافظ أوراق (واحد عن كل يوم عمل من أيام الأسبوع ، مجلد للعمل عن الأسبوع القادم ، ومجلد عن الصادر ، ومجلد الذروة الأحمر)

صندوق الوارد يكون بمكان في منطقة بارزة على مكتبك ... إستعرض ورقة العمل في علبة الوارد وحدد ما هو اليوم الذي تنوي العمل على هذا البند ، وضع هذا البند في مجلد اليوم المقابل من أيام الأسبوع ... إذا حددت أنك لا تحتاج إلى القيام بالعمل عليه هذا الأسبوع ، ضعه في مجلد الأسبوع المقبل ، وحيث يمكنك معالجة عمل كل يوم ، إما أن تقوم بتقديم المستندات التي لا تحتاج لإرسال أو وضع الوثيقة في علبة الصادر لإرسالها في نظام البريد أو بين المكاتب

ملاحظة : سيتم وضع مفهوم أكثر عن الصادر في الوحدة الخاصة بتنظيم مساحة العمل الخاصة بك ... إستخدام مجلد الزروة الأحمر كقطعة الإتصالات بينك وبين مديرك ، عندما تحتاج وثيقة عاجلة لمعالجتها ، هذه لها الأسبقية على وظائف أخرى ... وأخيراً ، في بداية أسبوع العمل الجديد ، إستعرض مجلد الأسبوع المقبل وعلبة الوارد الخاصة بك وخطة العمل لهذا الأسبوع ... تطبيق هذه الإستراتيجية باستمرار هو شيء ضروري للفعالية في الأداء

حافظ على مساحة عملك منظمة :

تحقيق أقصى استفادة من البريد الصوتي ... 

البريد الصوتي / التليفون ، يمكن أن يكون الشكل من الإتصالات الأكثر إيذاءً المعروفة للإنسان ... هناك طرق لا حصر لها من الإزعاج ، ويمكن أن يتحقق هذا ... وهنا لائحة من الجرائم المحتملة :

ü     المتصل يسمع تحية البريد الصوتي ، وينتظر حتى يسمع زمارة للتوقف عن العمل ، ويسمع تسجيلاً لتعليق المحادثة

ü     المتصل يتسلم رسالة إلى الإتصال مرة أخرى ، مع عدم وجود معلومات أساسية

ü     المتصل يكون بوضوح غير مستعد لترك رسالة ، ويفكر بصوت عال ، ويتمشي على الأقدام جيئة وذهاباً

ü     يبدأ المتصل ترك المعلومات دون أول تحذير لك ، مما يتسبب في أن يكون لديك تكرار الرسالة

ü     المتصل يترك الكثير من المعلومات في رسالته

ü     يفتقر المتصل المجاملات المشتركة ، مثل من فضلك وشكراً لكم

هذه ليست سوى بعض من الإنتهاكات التي ارتكبت بتوفير البريد الصوتي ، وينبغي أن تكون الرسائل الصوتية مخططة جيداً وبمهنية ، قد يطلب منك ترك رسالة لنائب الرئيس أو عميل مهم ... كون الإعداد جيد ، يكون هو المفتاح لتنفيذ رسائل بريد صوتي جيدة

الأخذ بنهج منتظم لإجراء المكالمات الهاتفية ، وترك رسائل صوتية يجعل العملية أكثر كفاءة ، ويحقق أفضل إستفادة من الوقت الذي يستثمر في صنع تلك المكالمة ، وهنا نعرض بعض الخطوات التي يمكنك إتخاذها لضمان الإستفادة القصوى من البريد الصوتي الخاص بك :

ü     خطة لعدد مرات الإتصال خلال اليوم ، لصنع مكالماتك ، بدلاً من أن تكون عشوائية

ü     قبل إجراء مكالماتك ، لخص طبيعة كل مكالمة ودونها

ü     هل لديك تحية معدة سلفاً ، مع ذكر الإسم والوقت من اليوم ومعلومات الإتصال

ü     إجعل رسالتك قصيرة

ü     قبل إعطاء تعليمات أو معلومات ، إعطي المستلم الوقت للكتابة ، ونخبرهم بتحضير أداة الكتابة ، ونمنحهم وقفة لثواني قليلة

ü     أن تكون دائماً مهنياً ، وتستخدم عبارات المجاملة المشتركة

 

الإنصات والإستماع ليسوا شيئاً واحداً